"Yhteyttä Ecom OVeT -palvelimeen ei saada"

Toimistomme muuton yhteydessä siirsimme myös kaikki palvelinjärjestelmämme uuteen huippuluokan palvelinsaliin. Viikon alkaessa muutamilla asiakkailla on tullut vastaan tilanne, jossa tietokone yrittää vielä itsepintaisesti muodostaa yhteyttä vanhalle palvelimelle ja lopputuloksena näytölle tulee virheilmoitus "Yhteyttä Ecom OVeT -palvelimeen ei saada". Tämä johtuu ns. välimuistista, johon tietokone tallentaa Internet-sivuja, jotta niitä ei tarvitsisi joka käyttökerralla ladata uudestaan. Valitettavasti vaan tämä Windowsin välimuisti toimii välillä melko epävarmasti ja kone pitää pakottaa hakemaan sivu uudestaan.

Mikäli saat kyseisen virheen esim. Maventa-laskujen lähetyksessä tai hinnastoja päivittettäessä, toimi seuraavasti:

• Avaa ohjauspaneeli ja sieltä Internet-asetukset (englanniksi Internet Options)
• Avaa ensimmäiseltä välilehdeltä Asetukset
• Valitse ylin vaihtoehto aina, kun vierailen WWW-sivulla

Ecom muuttaa 14.-16.4. - huoltokatkoja palveluissa

Ecom on kasvanut ulos nykyisistä tiloistaan Kaarinassa. Henkilömäärä on kasvanut tasaisesti ja seuraava vahvistus tulee asiakaspalvelutiimiin, jossa aloittaa tuokokuun alusta iloinen ja reipasotteinen Karoliina. Karoliinalla on vahva käytännön osaaminen pk-yrityksen taloushallinnosta.

Uudet tilat toimistollemme löysimme Turusta Hämeenkadulta, ja muuttoautot on tilattu pääsiäisen jälkeiselle viikolle. Muutto aiheuttaa pieniä katkoksia normaaliin toimintaan, mutta muuton jälkeen pystymme palvelemaan entistäkin paremmin.

PALVELIMIEN SIIRTO LAUANTAINA 14.4.

Ecomin hinnastopalvelun palvelimet siirtyvät muuton yhteydessä uusiin tiloihin ja tämä aiheuttaa katkoksen hinnastopalveluun sekä Maventan ja Trustin sähköiseen laskutukseen. Palvelimien siirto aloitetaan lauantaina aamulla ja pitäisi olla ohi iltapäivällä. Palvelinten siirron yhteydessä myös palveluiden IP-osoite muuttuu. Mikäli käytössänne on ulospäin menevää liikennettä suodattava palomuuri tai palomuuriohjelmisto, sallikaa jatkossa yhteys osoitteisiin 217.78.205.196 ja 217.78.205.197 (aikaisemmin ollut 80.74.214.174).

PUHELINTUKI KIINNI MAANANTAINA 16.4.

Muuttossa aina eteen tulevien odottamattomien ja täysin käsittämättömien yhteensattumien vuoksi, joita on näin etukäteen mahdotonta arvioida, joudumme pitämään puhelintukemme kiinni maanantaina 16.4.2012 (tämä on siis mahdollista). Puhelinkeskuksen ja palvelimien siirron vuoksi emme myöskään voi taata, että maanantaina vastaamattomat puhelut tallentuvat normaalilla tavalla järjestelmäämme.

Kevätterveisin,
Ecomin asiakaspalvelu

Laskutuksen seuranta

... eli tuunaa mun myyntiressu ⁽¹

Oikealla myyntilaskujen jälkihoidolla on tärkeä merkitys yrityksen tehokkuudessa ja rahan kierrossa. Tämä on kaksiosaisen artikkelin ensimmäinen osa, jossa käydään läpi palveluita ja tekniikoita, joilla omien myyntilaskujen jälkiseuranta on helppoa. Artikkelin toisessa osassa keskitytään ostolaskujen ja ostoreskontran vastaaviin palveluihin.

1) Myyntiressu on tuttavallisempi ilmaisu taloushallinnon sanahirviölle "myyntireskontra". Myyntireskontralla tarkoitetaan myyntisaatavien seurantaa, eikä sillä valitettavasti ole olemassa selkeämpää sanaa. http://fi.wikipedia.org/wiki/Reskontra.

Laskun viitenumero

Lähes jokainen suomalainen laskuttaja käyttää laskuillaan viitenumeroita, mutta kaikki eivät silti hyödynnä niitä millään tavalla. Viitenumeron tarkoitus on yksilöidä tilille tullut suoritus, eli se on siis tarkoitettu laskuttajalle, ei laskun maksajalle. Yleensä laskutusohjelmisto muodostaa viitenumeron automaattisesti esim. laskun numerosta ja erityisellä kaavalla laskettavasta tarkistenumerosta. Erityisen hyödylliseksi viitenumero tulee silloin, kun pankista haetaan viitemaksuluettelo, jolla laskujen suoritukset voidaan kirjata laskutusohjelmistoon automaattisesti. Tästä lisää seuraavassa kappaleessa.

Suoritusten kirjaaminen laskuille

Kuten määrittelykin sen jo kertoi, myyntireskontra on myyntisaatavien seurantaa ja tällöin on tietysti ensiarvoisen tärkeää tietää mitkä laskuista on maksettu. Suoritusten etsiminen tiliotteelta on hidasta ja virhealtista, joten avuksi kannattaakin ottaa pankkien viitemaksuluettelo. Viitemaksuluettelo - tai vanhalta nimeltään konekielinen tapahtumaluettelo - on konekielinen luettelo pankkitilille tulleista viitteellisistä maksuista. Laskutusohjelmistot osaavat lukea tästä aineistoista suoritukset ja kohdistaa ne oikeille laskuille. Viitemaksuluettelon käyttö pitää kytkeä päälle pankissa, ja sen jälkeen sen voi hakea verkkopankista käsin, tai sen voi noutaa automaattisesti pankkiohjelmalla, kuten Ecom Monipankki tai pankkien omat pankkiohjelmat. Tiliotteelta tai nettipankista läpikäytäviksi jää tämän jälkeen enää ilman viitettä maksetut suoritukset.

Kirjanpitoon valmista aineistoa

Reskontran ajan tasalla pitämisessä on myös suuri merkitys kirjanpidossa. Kuukauden päätyttyä kirjanpitäjälle voi toimittaa suoraan laskutus- ja suorituspäiväkirjan sekä myyntisaatavat-raportin. Näistä listoista kirjanpitäjä saa suoraan myyntitilien, suoritusten ja myyntisaatavien loppusummat. EC Tilit -tilitoimiston asiakkailla nämä päiväkirjat siirtyvät kirjanpitäjälle sähköisesti, eli niitä ei tarvitse edes erikseen tallentaa ja lähettää.

Maksumuistutukset eli karhulaskut

Maksumuistutusten lähettäminen eräpäivän ylittäneistä laskuista ei ole asiakkaiden kiusaamista tai uhkailua, vaan normaali osa myyntireskontran aktiivista ja asiallista hoitamista. Monissa tutkimuksissa on huomattu, että aikainen muistuttaminen laskee oleellisesti luottotappioita ja saatavien perinnän kustannuksia. Lisäksi pitää muistaa, että alkuperäinen lasku on saattanut hukkua postissa, ja tällöin maksumuistutus todennäköisesti paljastaa hävinneen laskun. Suomessa, jossa yleisesti on tapana hoitaa maksut eräpäivänä, on täysin normaalia lähettää neutraali muistutuskirje jo viikonkin päästä eräpäivästä, jos maksuehto on 14 päivää tai pidempi. Kahden muistutuskirjeen jälkeen voi siirtää asian jo perintätoimistolle, joiden palvelut ovat nykyään helppoja käyttää jopa suoraan laskutusohjelmasta tai nettipalveluna.

Kun laskujen suoritukset kirjataan suoraan viitemaksuluetteloista, ovat myyntisaatavat myös aina ajan tasalla. Tällöin maksumuistutusten tulostaminen käy nappia painamalla.

Loppukiri SEPA-aikaan!

31.10 on viimeinkin se päivä, josta moni taho on pitänyt - tai ainakin yrittänyt pitää - kovaa meteliä jo pari vuotta. Silloin pitkään käytössä olleet suomalaisten pankkien Laskujen maksupalvelu (LMP) ja palkanmaksun Toistuvaissuoritukset-palvelu lopetetaan, ja molemmat hoituvat jatkossa ns. SEPA-maksuina. Samalla monen pankin osalta historiaan siirtyy PATU-tiedonsiirto ja uusi Web Services -siirto jää pankkiohjelmien ainoaksi siirtotavaksi. Loppukiri näyttää kuitenkin muuttuvan viimehetken paniikiksi, kun tuoreen gallupin mukaan vain puolet suomalaisista PK-yrityksistä on varmistanut ohjelmistojensa SEPA-valmiuden. Pankeissakin alkaa jo hermostuksen hikipisarat tulemaan otsalle, ja pankit ovatkinalkaneet aktiivisesti hätyytellä asiakkaitaan kirjein ja henkilökohtaisin yhteydenotoin.

Mitä 31.10. tarkoittaa Ecomin käyttäjälle?

Kaikki Ecomin ohjelmat ovat olleet SEPA-valmiita jo pitkään ja vanhojen palveluiden muuttaminen uusiin käy helposti asetuksista. Lähtökohta kaikkien palveluiden osalta on se, että tarvittavat sopimusmuutokset pitää ensin tehdä pankissa, jonka jälkeen uudet palvelut vain kytketään käyttöön Ecomissa. Alta löydät ohjeet jokaiseen ohjelmaan. Kuten huomaat, homma käy helpommin, kuin ehkä pelkäsit... :) Muista kuitenkin ensin varmistaa sopimukset pankistasi!

Ecom Taloushallinto

Taloushallinnon osalta SEPA-muutos koskee vain ostoreskontraa. Muuta ostoreskontran oletuksista Maksutilit-välilehdeltä aineistomuoto LMP:stä C2B:ksi.

Ecom Palkanlaskenta

Palkanlaskennasta pankkiaineiston tyyppi muutetaan kohdassa Asetukset -> Palkanlaskenta -> Pankkiohjelmisto. Muuta aineistomuoto TS:stä C2B:ksi.

Ecom Monipankki

Ecom Monipankissa uudet palvelut vaativat kaksi asiaa. Molemmat muutokset tehdään Asetuksissa.

1. Web Services -palvelun käyttöönoton (korvaa PATU-tiedonsiirron)

2. Laskujenmaksu palvelun ja Toistuvaissuoritukset-palvelu vaihtamisen Yrityksen maksut -palveluun

Web Services -palvelua varten tarvitset pankista Web Services -varmenteen, eli tunnuksen ja PIN-koodin. Tunnukset syötetään pankkikohtaisiin yhteysasetuksiin, jonka jälkeen ohjelma noutaa pankista varsinaisen salausvarmenteen. Tämän jälkeen halutun tilin asetuksista kytketään käyttöön Yrityksen maksut ja poistetaan käytöstä Laskujen maksupalvelu ja Toistuvaissuoritukset. Varmista, että tiedostopolku on oikein!

Vinkki

Jos maksat sekä ostolaskuja että palkkoja Ecom Monipankilla, voit käyttää pankkiohjelman asetuksissa *-merkkiä tiedostonimen lopussa, ja käyttää samaa tiedostonimen alkua ostoreskontrassa ja palkanlaskennassa. Esim:

Ostoreskontra: C:\Ecom\LMP\LMP1-laskut
Palkat: C:\Ecom\LMP\LMP1-palkat
Monipankki (Yrityksen maksut): C:\Ecom\LMP\LMP1*

Pankkien SEPA ja Web Services - missä mennään?

Vuodenvaihteen lähestyessä moni on alkanut kyselemään missä mennään pankkien SEPA-muutosten kanssa. Erityisesti huolta on aiheuttanut se, toimiiko vanhat tekniikat vielä tammikuussa. No, hyvät uutiset heti alkuun: kyllä toimii. Kaikki pankit jatkavat vanhan mallisten aineistojen vastaanottamista vielä vuodenvaihteen jälkeen, eikä myöskään PATU-tiedonsiirto ole vielä loppumassa.

Pankkien tiedottaminen asiasta on välillä ollut hieman ristiriitaista, joten tässä lyhyt yhteenveto tilanteesta.

Nordea

Web Services -tiedonsiirto otettu käyttöön ja käyttö on mahdollista Ecom Monipankin versiolla 1.2.

PATU-tiedonsiirto ja vanhat aineistotyypit toimivat myös vuodenvaihteen jälkeen.

HUOM! Nordealla on käytössä useampi Web Services -varmennetyyppi. Tilattaessa Web Services -varmennetta, pitää pyytää yrityskohtainen varmenne ja PIN-koodi tekstiviestinä.

Osuuspankki

Web Services -tiedonsiirto otettu käyttöön ja käyttö on mahdollista Ecom Monipankin versiolla 1.2.

PATU-tiedonsiirto ja vanhat aineistotyypit toimivat myös vuodenvaihteen jälkeen.

Handelsbanken, Aktia, Paikallisosuuspankit, Säästöpankit

Web Services -tiedonsiirto otettu käyttöön ja käyttö on mahdollista Ecom Monipankin versiolla 1.2.

PATU-tiedonsiirto toimii myös vuodenvaihteen jälkeen.

Sampo-pankki

Pankki avaa Web Services -kanavan näillä näkymin keväällä. Tähän asti pankki suosittelee käyttämään vanhoja tiedostomuotoja ja PATU-tiedonsiirtoa.

Tapiola

Pankki avaa Web Services -kanavan näillä näkymin keväällä. Ecom Monipankki ei tue PATU-tiedonsiirtoa Tapiolaan, mutta Web Services -tuki julkaistaan, kun pankki avaa palvelun.

SEPA-sanasto for Matti Meikäläinen

SEPA tulee niin että ryminä vaan käy. Muutoksia tulee, vanhat palvelut lopetetaan tykkänään, uudet mullistavat tajunnan ja kaikki on tulevaisuudessa helppoa ja yhtenäistä. Paitsi että ei lopeteta, ei mullista ja eikä ole. Mutta muutos on kuitenkin hyvään suuntaan, vaikka siirtymävaihe vähän vaivaa aiheuttaakin.

Euroopan maiden yhteinen maksualue eli SEPA ja sen mukanaan tuomat uudistukset ovat aiheuttaneet paljon puhetta ja uutisointia, mutta valitettavasti samalla myös paljon väärinkäsityksiä ja turhia pelkoja. Tämä artikkeli toivottavasti selventää muutamia asioita ja antaa kuvan siitä, mitä SEPA vaatii yritykseltä - erityisesti Ecomia käyttävältä yritykseltä.

Mikä SEPA?

SEPA on lyhenne sanoista Single Euro Payments Area, yhtenäinen euromaksualue. Siihen kuuluvat kaikki EU-maat sekä Islanti, Norja ja Liechtenstein sekä Monaco ja Sveitsi, ja sen tarkoitus on yhtenäistää Euroopan maiden maksukäytäntöjä. Alkuvaiheessa yhtenäistäminen koskee tilisiirtoja ja maksukortteja. Näkyvin muutos on tilinumeroiden muuttuminen uuteen IBAN-muotoon.

Ulkomaanmaksut

Ulkomaanmaksuja ovat jatkossa SEPA-alueen ulkopuolelle menevät maksut ja muussa valuutassa kuin euroissa välitettävät maksut. Huom! Myös Ruotsiin voi jatkossa maksaa "kotimaanmaksuja" (SEPA-maksu), jos valuuttana on Euro.

C2B/XML

C2B-maksusanoma on uusi tiedostoformaatti, joka korvaa suomalaisen Laskujen maksupalvelu (LMP) -aineiston sekä palkanlaskennan Toistuvaissuoritukset (TS) -aineiston. Jossain yhteyksissä puhutaan myös ISO 20022 -standardista. Sekä Ecom Taloushallinnon että Ecom Palkanlaskennan uusimmat versiot osaavat tuottaa C2B-aineistoa.

Web Services -tiedonsiirto

Web Services on uusi tiedonsiirtotekniikka pankkiyhteysohjelmille ja se korvaa suomalaisen PATU-tiedonsiirron lähiaikoina. Uusi tekniikka vaikuttaa vain pankkiyhteysohjelmiin, ei Internet-selaimella käytettäviin nettipankkeihin, tai laskutus- ja palkanlaskentaohjelmiin. Web Services -tekniikat eivät varsinaisesti liity SEPA-muutoksiin, mutta uusi tekniikka otetaan käyttöön yhdessä uusien maksusanomien kanssa.

Ecomin tarjoama pankkiohjelma Ecom Pankkiyhteys tukee uutta Web Services -tekniikkaa, mutta ominaisuutta ei ole vielä avattu asiakkaiden käyttöön, koska pankkien Web Services -palvelut ovat vielä vakiintumattomat.

Mitä minun täytyy tehdä ja koska?

Mitä	Koska
Päivitä Ecom ja Ecom Palkanlaskenta uusimpiin versioihin	Syksyn aikana Laskuissa ja muissa tulosteissa tulee olla IBAN-muotoiset tilinumerot vuoden loppuun mennessä.
Jos maksat ostolaskuja Ecomin ostoreskontran avulla tai palkkoja Ecom Palkanlaskennalla, sovi pankkisi kanssa C2B-aineistojen lähetyksestä (korvaa LMP- ja palkka-aineistot).	Loppuvuodesta tai ensi vuonna. Virallinen takaraja uusien aineistojen käytölle on jo tämän vuoden loppu, mutta käytännössä pankit tulevat lähes täysin varmasti hyväksymään vanhoja aineistoja vielä ensi vuoden puolella.
Jos käytät erillistä pankkiohjelmaa, varmista että se tukee Web Service -tiedonsiirtoa. Ecom Pankkiyhteys tukee.	Syksyn aikana Eri pankit ottavat Web Service -tekniikkaa käyttöön hyvin eri aikataululla. Osa pankeista ei hyväksy uusia C2B-aineistoja vanhalla PATU-tiedonsiirrolla. Tällöin pankkiohjelma pitää päivittää ennen kuin voi siirtää uusia aineistoja.

Lähteet

Finanssialan keskusliitto

Ecom Webi uuteen aikaan

Koko kuuman kesän ajan sorvattu Ecom Webin uusi versio 2.3 on juuri julkistettu asiakkaiden käyttöön. Uusi versio toimii aluksi rinnakkain vanhan kanssa, jotta kaikilla on mahdollisuus kokeilla usia ominaisuuksia rauhassa ja omaan tahtiinsa. Valitse uusi versio sisäänkirjautumisikkunasta (kts. kuva).

Uudessa versiossa on otetu käyttöön tekniikoita, jotka mahdollistavat käytettävyyden ja käyttömukavuuden parantamisen huomattavasti aikaisemmasta. Erityisesti lähetteen tuoterivien ja palkkatapahtumien syöttöä on helpotettu ja nopeutettu. Käyttöä viivakoodilukijoiden kanssa on helpotettu niin, että tuoterivejä voi lisätä suoraan tuote- tai EAN-viivakoodeista.

Tuotehaku avautuu nyt helposti rivien yhteyteen.

Uusien tekniikoiden käyttöönotto tarkoittaa kuitenkin myös sitä, että Ecom Webin käyttö vanhoilla Internet-selaimilla ei välttämättä enää onnistu ongelmitta. Esimerkki tällaisesta selaimesta on Internet Explorer 6, jota tilastojemme mukaan on vielä käytössä muutamalla prosentilla käyttäjistämme. Vanhojen selainten käyttäjille uusi Ecom Webi suosittelee selaimen päivitystä sisäänkirjautumisen yhteydessä.

» Lue lisää uusista ominaisuuksista

Ecom Pankkiyhteys

Ecom Pankkiyhteys monipankkiohjelma on muutamassa viikossa kerännyt kymmeniä käyttäjiä ja saamamme palaute on ollut hyvää. Jatkokehitystä tehdään palautteen pohjalta jatkuvasti ja seuraava uusi versio 1.1 onkin valmistumassa jo aivan lähipäivinä. Versio 1.1 tuo ohjelmistoon mm. Finvoice-lähetyksen ja tapahtumalokin.

SEPA & Web Services

Tiedonsiirto pankkien ja yritysten välillä on muuttumassa radikaalisti uuden Web Services -standardin myötä. Uusi tiedonsiirtotapa korvaa vanhan eräsiirtoon perustuvan PATU-järjestelmän, joka on osittain jo pahasti vanhentunut, eikä täytä nykyajan vaatimuksia.

Uutta tekniikkaa otetaan käyttöön melko tiukalla aikataululla ja tämä on aiheuttanut myös hieman hämmennystä - niin meillä, asiakkaillamme kuin myös pankeissa. Uuden tekniikan käyttöönotto on osalla pankeista vielä kesken ja yhteiset käytännöt hakevat oikeita uriaan. Tästä syystä emme ole vielä avanneet Web Services -toimintoja Ecom Pankkiyhteysohjelmasta, vaikka ne konepellin alla ovatkin jo odottamassa.

Ecom Pankkiyhteys on helppo ottaa käyttöön

Ecomin käyttäjille Ecom Pankkiyhteyden asentaminen ja käyttöönotto on tehty erittäin helpoksi. Uusin Ecomin version 2010B sisältää toiminnon, jonka avulla Ecom Pankkiyhteyden tili- ja hakemistoasetukset tulevat kerralla yhtenäisiksi, eikä kummassakaan ohjelmassa tarvitse asettaa hakemistoja. Asennuksesta ja käyttöönotosta on tehty havainnollistava video. Käy katsomassa kuinka helppoa tietojen siirto Ecomin ja pankin välillä voi olla!

Lue lisää Ecom Pankkiyhteysohjelmasta

Kiitos messuvieraille

Jyväskylän messut olivat totuttuun tapaan taas kiireiset ja työntäyteiset. Rapalan viehearvonta osoittautui erittäin suosituksi ja kilpailukupongin täyttikin yli tuhat messuvierasta. Rapalan uutuusvieheet eivät kuitenkaan olleet vain sattumanvarainen kilpailupalkinto, vaan osa laajempaa kampanjaamme, jolla haluamme muistuttaa, että oikeilla laskutusrutiineilla jää enemmän vapaa-aikaa. Töiden laskuttaminen ei saa olla öisin ja viikonloppuisin urakointia.

Osastolla käyneiden uusien ja vanhojen asiakkaiden kanssa käytiin mielenkiintoisia ja hedelmällisiä keskusteluita, joista mekin opimme taas paljon uutta. Kiitos kaikille kävijöille!

Seuraavan kerran olemme messuilla Helsingin FinnBuild-messuilla lokakuussa.

Tervetuloa Jyväskylän messuille

Olemme perinteikkäästi taas mukana Jyväskylän SÄHKÖ, TELE, VALO JA AV 2010 -messuilla. Tervetuloa osastollemme 593 B-halliin. Mukana on tutun messumiehityksen lisäksi kaksi Havaji-tyttöä - toinen pahvinen ja toinen vähän eläväisempi.

Ecomin graafinen ilme uudistui

Olemme koko syksyn työstäneet yhdessä mainostoimisto Satumaan kanssa Ecomin graafisen ilmeen päivitystä ja täysin uudistetut Internet-sivut saatiin valmiiksi juuri sopivasti uudeksi vuodeksi. Sivujen yhteyteen julkaistiin myös Ecom Blogi, ja minulla on ylläpitäjänä kunnia kirjoittaa ihka ensimmäinen blogiartikkelimme.

Tul sääki nettii

Kasvojen kohotuksen lisäksi olemme suunnitelleet paljon uutta materiaalia nettisivuillemme, ja haluammekin jatkossa tarjota runsaasti mielenkiintoista ja välillä vähän ravistelevaakin sisältöä talotekniikka-alan ammattilaisille. Tulossa on työkaluja yrityksen toiminnan tehokkuuden ja tuloskunnon mittaamiseen, kilpailuja ja tietysti myös blogiartikkeleita. Artikkeleiden kommentointimahdollisuudella haluamme haastaa kaikki mukaan keskusteluun.

Artikkeleita voi kommentoida omalla nimellään tai nimimerkillä. Sähköpostiosoitettasi emme julkaise, mutta halutessasi voit jättää linkin nettisivuillesi, joka näkyy kommentin yhteydessä.