"Yhteyttä Ecom OVeT -palvelimeen ei saada"

Toimistomme muuton yhteydessä siirsimme myös kaikki palvelinjärjestelmämme uuteen huippuluokan palvelinsaliin. Viikon alkaessa muutamilla asiakkailla on tullut vastaan tilanne, jossa tietokone yrittää vielä itsepintaisesti muodostaa yhteyttä vanhalle palvelimelle ja lopputuloksena näytölle tulee virheilmoitus "Yhteyttä Ecom OVeT -palvelimeen ei saada". Tämä johtuu ns. välimuistista, johon tietokone tallentaa Internet-sivuja, jotta niitä ei tarvitsisi joka käyttökerralla ladata uudestaan. Valitettavasti vaan tämä Windowsin välimuisti toimii välillä melko epävarmasti ja kone pitää pakottaa hakemaan sivu uudestaan.

Mikäli saat kyseisen virheen esim. Maventa-laskujen lähetyksessä tai hinnastoja päivittettäessä, toimi seuraavasti:

• Avaa ohjauspaneeli ja sieltä Internet-asetukset (englanniksi Internet Options)
• Avaa ensimmäiseltä välilehdeltä Asetukset
• Valitse ylin vaihtoehto aina, kun vierailen WWW-sivulla

Ecom muuttaa 14.-16.4. - huoltokatkoja palveluissa

Ecom on kasvanut ulos nykyisistä tiloistaan Kaarinassa. Henkilömäärä on kasvanut tasaisesti ja seuraava vahvistus tulee asiakaspalvelutiimiin, jossa aloittaa tuokokuun alusta iloinen ja reipasotteinen Karoliina. Karoliinalla on vahva käytännön osaaminen pk-yrityksen taloushallinnosta.

Uudet tilat toimistollemme löysimme Turusta Hämeenkadulta, ja muuttoautot on tilattu pääsiäisen jälkeiselle viikolle. Muutto aiheuttaa pieniä katkoksia normaaliin toimintaan, mutta muuton jälkeen pystymme palvelemaan entistäkin paremmin.

PALVELIMIEN SIIRTO LAUANTAINA 14.4.

Ecomin hinnastopalvelun palvelimet siirtyvät muuton yhteydessä uusiin tiloihin ja tämä aiheuttaa katkoksen hinnastopalveluun sekä Maventan ja Trustin sähköiseen laskutukseen. Palvelimien siirto aloitetaan lauantaina aamulla ja pitäisi olla ohi iltapäivällä. Palvelinten siirron yhteydessä myös palveluiden IP-osoite muuttuu. Mikäli käytössänne on ulospäin menevää liikennettä suodattava palomuuri tai palomuuriohjelmisto, sallikaa jatkossa yhteys osoitteisiin 217.78.205.196 ja 217.78.205.197 (aikaisemmin ollut 80.74.214.174).

PUHELINTUKI KIINNI MAANANTAINA 16.4.

Muuttossa aina eteen tulevien odottamattomien ja täysin käsittämättömien yhteensattumien vuoksi, joita on näin etukäteen mahdotonta arvioida, joudumme pitämään puhelintukemme kiinni maanantaina 16.4.2012 (tämä on siis mahdollista). Puhelinkeskuksen ja palvelimien siirron vuoksi emme myöskään voi taata, että maanantaina vastaamattomat puhelut tallentuvat normaalilla tavalla järjestelmäämme.

Kevätterveisin,
Ecomin asiakaspalvelu

Laskutuksen seuranta

... eli tuunaa mun myyntiressu ⁽¹

Oikealla myyntilaskujen jälkihoidolla on tärkeä merkitys yrityksen tehokkuudessa ja rahan kierrossa. Tämä on kaksiosaisen artikkelin ensimmäinen osa, jossa käydään läpi palveluita ja tekniikoita, joilla omien myyntilaskujen jälkiseuranta on helppoa. Artikkelin toisessa osassa keskitytään ostolaskujen ja ostoreskontran vastaaviin palveluihin.

1) Myyntiressu on tuttavallisempi ilmaisu taloushallinnon sanahirviölle "myyntireskontra". Myyntireskontralla tarkoitetaan myyntisaatavien seurantaa, eikä sillä valitettavasti ole olemassa selkeämpää sanaa. http://fi.wikipedia.org/wiki/Reskontra.

Laskun viitenumero

Lähes jokainen suomalainen laskuttaja käyttää laskuillaan viitenumeroita, mutta kaikki eivät silti hyödynnä niitä millään tavalla. Viitenumeron tarkoitus on yksilöidä tilille tullut suoritus, eli se on siis tarkoitettu laskuttajalle, ei laskun maksajalle. Yleensä laskutusohjelmisto muodostaa viitenumeron automaattisesti esim. laskun numerosta ja erityisellä kaavalla laskettavasta tarkistenumerosta. Erityisen hyödylliseksi viitenumero tulee silloin, kun pankista haetaan viitemaksuluettelo, jolla laskujen suoritukset voidaan kirjata laskutusohjelmistoon automaattisesti. Tästä lisää seuraavassa kappaleessa.

Suoritusten kirjaaminen laskuille

Kuten määrittelykin sen jo kertoi, myyntireskontra on myyntisaatavien seurantaa ja tällöin on tietysti ensiarvoisen tärkeää tietää mitkä laskuista on maksettu. Suoritusten etsiminen tiliotteelta on hidasta ja virhealtista, joten avuksi kannattaakin ottaa pankkien viitemaksuluettelo. Viitemaksuluettelo - tai vanhalta nimeltään konekielinen tapahtumaluettelo - on konekielinen luettelo pankkitilille tulleista viitteellisistä maksuista. Laskutusohjelmistot osaavat lukea tästä aineistoista suoritukset ja kohdistaa ne oikeille laskuille. Viitemaksuluettelon käyttö pitää kytkeä päälle pankissa, ja sen jälkeen sen voi hakea verkkopankista käsin, tai sen voi noutaa automaattisesti pankkiohjelmalla, kuten Ecom Monipankki tai pankkien omat pankkiohjelmat. Tiliotteelta tai nettipankista läpikäytäviksi jää tämän jälkeen enää ilman viitettä maksetut suoritukset.

Kirjanpitoon valmista aineistoa

Reskontran ajan tasalla pitämisessä on myös suuri merkitys kirjanpidossa. Kuukauden päätyttyä kirjanpitäjälle voi toimittaa suoraan laskutus- ja suorituspäiväkirjan sekä myyntisaatavat-raportin. Näistä listoista kirjanpitäjä saa suoraan myyntitilien, suoritusten ja myyntisaatavien loppusummat. EC Tilit -tilitoimiston asiakkailla nämä päiväkirjat siirtyvät kirjanpitäjälle sähköisesti, eli niitä ei tarvitse edes erikseen tallentaa ja lähettää.

Maksumuistutukset eli karhulaskut

Maksumuistutusten lähettäminen eräpäivän ylittäneistä laskuista ei ole asiakkaiden kiusaamista tai uhkailua, vaan normaali osa myyntireskontran aktiivista ja asiallista hoitamista. Monissa tutkimuksissa on huomattu, että aikainen muistuttaminen laskee oleellisesti luottotappioita ja saatavien perinnän kustannuksia. Lisäksi pitää muistaa, että alkuperäinen lasku on saattanut hukkua postissa, ja tällöin maksumuistutus todennäköisesti paljastaa hävinneen laskun. Suomessa, jossa yleisesti on tapana hoitaa maksut eräpäivänä, on täysin normaalia lähettää neutraali muistutuskirje jo viikonkin päästä eräpäivästä, jos maksuehto on 14 päivää tai pidempi. Kahden muistutuskirjeen jälkeen voi siirtää asian jo perintätoimistolle, joiden palvelut ovat nykyään helppoja käyttää jopa suoraan laskutusohjelmasta tai nettipalveluna.

Kun laskujen suoritukset kirjataan suoraan viitemaksuluetteloista, ovat myyntisaatavat myös aina ajan tasalla. Tällöin maksumuistutusten tulostaminen käy nappia painamalla.

Palkanlaskijan vuodenvaihteen muistilista

Vuosi-ilmoitukset tulee jättää tammikuun loppuun mennessä

Verottajan vuosi-ilmoitusaineiston (TYVI-raportti) voi muodostaa Ecom Palkanlaskennasta ja se siirretään verottajalle ilmoitin.fi -palvelulla tai Soneran Tyvi-palvelulla. Huomaa, että vuoden 2011 aineiston voi muodostaa vain uusimmalla palkanlaskentaohjelman versiolla (versio 49). Päivitä ohjelmisto kaukosäätimen Ohjelmiston päivitys -napista. Muista myös ilmoitukset vakuutusyhtiöön.

HUOM! Jos ilmoitat alle 16-vuotiaalle tai yli 68-vuotiaalle maksettuja palkkoja, laita palkka normaalin rahapalkan lisäksi kohtaan "36 Palkkaerät, jotka eivät kuulu sairasvakuutuksen päivärahamaksun perusteeseen" (klikkaa kuva suuremmaksi).

Päivitä verottomien korvauksien arvot, sekä vakuutusmaksujen ja sosiaaliturvamaksun prosentit ohjelmiston asetuksiin

HUOM! Laske vuoden 2011 palkat ja tulosta palkkalistojen yhdistelmä (sotu-laskelma) ennen arvojen päivittämistä.

---

VEROVAPAAT MATKAKUSTANNUSTEN KORVAUKSET

Kilometrikorvaus (auto)	0,45 €
Käyttöetuauton kilometrikorvaus	0,12 €
Kokopäiväraha (yli 10 h)	36,00 €
Osapäiväraha (yli 6)	16,00 €
Ateriakorvaus	9,00 €

LUONTOISEDUT

Kotipuhelinetu	20,00 €
Matkapuhelinetu	20,00 €
Ravintoetu	5,60 € (maks. 9,30 €)

AUTOETU

	Vapaa etu/kk	Käyttöetu/kk
Ikäryhmä A (käyttöönottov. 2010 - 2012)	1,4% + 285 € tai 0,19 €/km	1,4% + 90 € tai 0,06 €/km
Ikäryhmä B (käyttöönottov. 2007 - 2009)	1,2%+ 300 € tai 0,20 €/km	1,2%+ 105 € tai 0,07 €/km
Ikäryhmä C (käyttöönottov. ennen 2006)	0,9% + 315 € tai 0,21 €/km	0,9% + 120 € tai 0,08 €/km

Prosentilla kerrotaan auton uushankintahinta (automallin yleinen suositushinta vähennettynä 3 400 eurolla). Saatu arvo pyöristetään lähinpään alempaan 10 euroon.

Tarkemmat tiedot luontoiseduista löytyvät http://www.vero.fi (mm. ravintoedun ja lipukkeen nimellisarvo alle väh.arvon ja ylittävän arvon ohjeet, auton lisävarusteiden arvo, ulkomailla saatu autoetu).

PALKANMAKSUN SIVUKULUT

TyEL, sopimustyönantaja	18-52 -vuotiaat	yli 53-vuotiaat
Työnantajan osuus (keskimääräinen)	17,65%	16,30%
Työntekijän osuus	5,15%	6,50%
Yhteensä	22,80%	22,80%
TyEL, tilapäinen työnantaja (*	18-52 -vuotiaat	yli 53-vuotiaat
Työnantajan osuus (keskimääräinen)	18,15%	16,80%
Työntekijän osuus	5,15%	6,50%
Yhteensä	23,30%	23,30%
*) Tilapäinen työnantaja = ei varsinaista työntekijää ja 6 kk:n palkkasumma alle 7386 €

TyEL-alaraja on 54,08 €/kk

Työttömyysvakuutus
Työnantaja (palkat < 1 846 500 €)	0,80%
Työntekijä (osaomistaja 0,20%)	0,60%
Yhteensä	1,40%

Muut
Ryhmähenkivakuutus	n. 0,07%
Sosiaaliturvamaksu	Kaikilla työnantajilla sama 2,12%
Yel-työtulon alaraja	7105,84 €/v

MUUTA TÄRKEÄÄ

Ennakonpidätykseen sisältyvä sairasvakuutuksen päivärahamaksu
TyEL-palkansaaja	0,82%
YEL-yrittäjäpalkansaaja	0,97%