Ecom Webi – Kenen työtä keikkatyön laskutus oikeastaan on?

Ecom Webi – Kenen työtä keikkatyön laskutus oikeastaan on?

Ecom Webi on Ecomin lisäpalvelu, jonka avulla työkirjaukset, töiden tarkistukset ennen laskutusta ja ostolaskujen hyväksyntä onnistuu millä tahansa älylaitteella tai tietokoneella. Ecom Webi on täysiverinen pilvipalvelu, joka ei vaadi asennuksia tai muutoksia Ecomin Taloushallintoon.

Mutta ennen sitä…

Prosessi prosessi ja prosessi – kenen työhön laskuttaminen oikeasti kuuluu?

Talotekniikka- ja rakennusalalla lasku muodostuu useimmiten kahdesta asiasta – asennetuista tarvikkeista ja työtunneista. Molemmista vastaa työn tekijä. Hävikin, eli laskuttamatta jääneiden töiden tai tarvikkeiden, pienentämisen ja laskutusnopeuden ensimmäinen ja tärkein asia on tapa, jolla työt ja tarvikkeet kirjataan ylös. Yrityksen taloushallinto ja varsinkaan laskutus ei ole erillinen toiminto, jota tehdään kun keritään (usein ei keritä ja jäljet näkyy pankkitilin saldon etumerkissä). Laskutus pitää olla mielessä siitä hetkestä alkaen, kun asiakas ensimmäisen kerran on yhteydessä. Kirjaa työ heti lähetteeksi, tee tuntikirjaukset työkohteessa, poimi tarvikerivit tukun ostolaskulta ja lopulta varsinainen “laskutus” on yksi napin painallus.

Ecom Webi ja keikkatyöt

Ecom Webissä keskeisessä roolissa ovat lähetteet eli työmääräimet. Jos työtilaus otetaan vastaan toimistolla, lähetteen voi avata Ecomissa ja siirtää tehtäväksi Ecom Webiin tai lähetteen voi luoda yhtä hyvin suoraan Webiin. Lähete on kirjausten keskipiste, siihen kirjataan asennetut tarvikkeet, lähetenumeroa käytetään tukussa oston viitteenä ja siihen kohdistetaan työkirjaukset (palkkatapahtumat). Tietoja työn etenemisestä voi lähettää tekstiviestinä asiakkaalle tai työnjohdolle, ja kun työ tulee valmiiksi, työmääräimestä tulee suoraan lähetyskelpoinen lasku.Laskulla voi laskuttaa yhden tai useamman lähetteen kerralla. Myyntilasku Ecomista kannattaa aina lähettää sähköisesti verkkolaskuna. Maventa-verkkolaskutus välittää sen automaattisesti verkkolaskuna tai postitse riippuen vastaanottajasta.

Ecom Webi ja urakkatyö

Vaikka työtä tehtäisiinkin urakalla ja laskutus maksuposteina, Ecom Webi kannattaa silti pitää taskussa mukana. Kun urakan tunnit, kilometrikorvaukset ja päivärahat kirjataan oikealle lähetteelle tai suoraan projektille, pysyy sekä projektinseuranta että palkanlaskenta ajantasalla. Erillisiä tuntilappuja ei tarvita.

Ecom Webi työnjohtajalle

Työnjohtajalle Ecom Webi tarjoaa mahdollisuuden nähdä reaaliaikaisesti kirjausten ajantasaisuus. Erityisesti on hyvä tarkastaa, että kaikki tekijät ovat kirjanneet työtunnit ennen kuin työ laskutetaan.

Palkkatapahtumien tarkastaminen onnistuu myös päivä- tai tai viikkotasolla erillisessä hyväksyntänäkymässä. Urakkatöissä hyväksyntärytmi voi olla vaikka kaksi viikkoa. Mikäli palkkatapahtuman kirjauksessa on korjattavaa, työnjohtajan on helppo palauttaa tapahtuma muokattavaksi ja lähettää siitä työntekijälle vaikka tekstiviesti.

Ostolaskujen hyväksyntäkierto

Usein ostolaskujen käsittelijän ja maksajan täytyy tarkastuttaa laskujen sisältö työnjohtajalla, joka tilauksen on tehnyt. Myös tämä onnistuu Ecom Webissä. Ecomiin tuleville sähköisille ostolaskuille voi jopa luoda automaattisia sääntöjä, joiden perusteella lasku siirtyy helposti oikealle hyväksyjälle. Ecom Webissä työnjohtaja voi paitsi tarkastaa laskun sisällön, myös kohdistaa sen oikealle projektille tai lähetteelle.

Lisätietoa ja ohjeita