Helppoa ja selkeää projektinhallintaa, josta asiakaskin kiittää

Kattourakoita, kattojen huoltoa ja muuta rakentamista tekevä AR-KI Rakennus on parantanut kannattavuuttaan ja projektijohtamistaan Ecomin avulla. Toimitusjohtaja ja yrittäjä Ari Lappalainen on kokenut Ecomin poistaneen varsinkin summamutikalla johtamisen.

– Faktan näkee, kun avaa koneen. Sieltä näkee suoraan projektin kustannusseurannasta, missä mennään – sekä ostojen että laskutuksen osalta.

Rakennusalalla korostuu projektiliiketoiminta.

– Itselläni on sellainen tausta, että olen nähnyt monenlaista toimintaa eri yrityksissä. Meillä oli selkeä lähtökohta, että haluamme ohjelman, missä on mukana myös projektinhallinta. Vuonna 2007, kun lähdimme viemään tätä yritystä eteenpäin, haimme ohjelmien joukosta sellaisen, missä oli meidän mielestämme toimiva projektinhallinta – ja se oli Ecom, Ari Lappalainen kertoo.

Monessa yrityksessä käytössä olevat talouden ja toiminnan ohjaamisen työkalut ovat vuosien saatossa vain kerääntyneet osaksi prosessia. On useita eri ohjelmia ja paljon aikaa vievää, virheitä tuottavaa tiedon siirtämistä käsityönä ohjelmasta toiseen. Koska toiminta pyörii niilläkin, jää ihan vain tottumuksesta ja kiireestä johtuen merkittävätkin mahdollisuudet kannattavuuden ja työn virtaavuuden parantamiseen hyödyntämättä.

Faktan näkee, kun avaa koneen. Sieltä näkee suoraan projektin kustannusseurannasta, missä mennään – sekä ostojen että laskutuksen osalta.

Ari Lappalainen

Kannattavuutta ja kasvua hyvillä projektinhallinnan käytännöillä

Seuraavasta voit vertailla teidän projektinhallinnan käytäntöjänne AR-KI Rakennuksen tapaan, jolla Ari Lappalainen on saanut yrityksessään aikaan erinomaisen kannattavuuden ja kasvun.

– Meillä AR-KI Rakennuksessa se menee niin, että jo tarjousvaiheessa kaikki lähdetään tekemään Ecomissa. Siellä on tavarantoimittajien reaaliaikaiset hinnat käytettävissä, samoin työmenekit perustuen jälkilaskentaan. Niiden pohjalta lasketaan tarjous, joka sitten menee asiakkaalle, ja siitä se jalostuu toivon mukaan aina sopimukseksi ja sitä myöten se muuttuu projektiksi. Projektilla silloin on tiedossa se, miten se on laskettu: kaikki siihen lasketut kustannukset, työmenekit ja niin edelleen. Ja sitten, kun se muuttuu projektiksi, lähdetään projektinseurantaa toteuttaamaan niin, että kaikki ostolaskut tulee sähköisesti, ne tiliöidään kyseiselle projektille, jolloin asiakkaan kanssa on äärimmäisen helppo käydä jo projektin vaiheessa siihenastisia kustannuksia, missä mennään.

– Laskutus toimii maksuposteittain: usein, jos on vähänkin isompi hanke, se jaetaan maksuposteihin, joita on helppo laskuttaa valmiusasteen mukaisesti. Erittäin hyvä systeemi myös asiakkaiden kannalta – läpinäkyvä. Se on täysin sitä, mitä on sovittu. Yksinkertainen, selkeä järjestelmä.

– Töiden seurantaa varten avataan lähetteet, joihin Ecom Webin kautta kerätään tuntiseuranta omien työntekijöiden töiden osalta. Samaten projektilla on ilmoitusvelvollisuuden takia kaikki työntekijätiedot, sekä omat että alihankkijan tiedot, sekä urakkatiedot. Ne kirjataan projektille Ecomissa ja sieltä ne raportoidaan viranomaisille. Jälleen kerran: meillä ei ole montaa järjestelmää, vaan kaikki kulkee yhden ketjun kautta.

– Kun projektissa tulee esimerkiksi lisätöitä, ne on äärimmäisen helppo käsitellä Ecomissa. Siellä avataan niille oma aliprojekti tai lähete, jolla lisätöiden tiedot kerätään ylös, ja se on helppo ja selkeä käsitellä asiakkaan kanssa. Siitä ovat asiakkaat olleet tyytyväisiä, Ari Lappalainen kertoo.

AR-KI Rakennuksessa hyödynnetään Ecomia myös projektinaikaisten, yllättävien kannattavuuspoikkeamien hallinnassa.

– Pystyy vertaamaan siihen, miten se on suunniteltu ja toteumaa. Ja jos siellä on poikkeama, syy kyllä löytyy varsin helposti: on se sitten materiaalimenekissä, hinnassa, työmenekissä… Se on varsin nopeasti analysoitavissa jo projektin aikana tai jälkikäteen.

Piilokulut kuriin Ecomin avulla

Monessa rakennusalan yrityksessä tehdään töitä, joiden laskutus perustuu toteutuneisiin työtunteihin ja materiaalimenekkiin. Tässä vaanii riski piilokuluista.

– Piilokuluja tulee eniten nimen omaan pienissä hommissa. Käydään hakemassa jotain ja tai tehdään jotain työtä, ja joku tunti jää kirjaamatta. Sen suhteellinen osuus koko laskutuksesta on valtava.

Päätoimintanaan isompia kattourakoita tekevässä AR-KI Rakennuksessa on myös kattojen huoltoliiketoimintaa. Huoltokeikat ovat yleensä pienempiä toimeksiantoja. Seuraavassa erimerkki siitä, miten AR-KI Rakennus pitää huoltoliiketoiminnan kannattavana Ecomin avulla.

– Jos asiakas soittaa meille, saamme asiakastiedon Ecomiin välittömästi, mikä on ihan perus lähtökohta laskutukselle. Syötetään laskutustiedot sinne – ne on kerralla oikein, niitä ei kysellä jälkikäteen, eli siinä meillä säästyy jo tunti aikaa heti. Sen jälkeen näpytetään Ecomiin lähete, mikä lähtee tekstiviestinä työntekijälle. Ei ajella konttorille hakemaan lappua, siinä säästyy jo monta tuntia sekä työntekijöiden että työnjohtajan aikaa.

– Sen jälkeen, kun työ on tehty, Ecomiin on kirjattu tunnit oikein, sekä materiaalit, mitä tulee, kun käydään vaikka hakemassa nimeltä mainitsemattomasta kiinnikeliikkeestä ruuveja – sieltä tulee ostolasku, joka kirjataan kyseiselle lähetteelle. Eli tunnit ja materiaalit tulee aukottomasti laskutukselle. Lähete saadaan muutettua suoraan laskuksi. Jälleen kerran: paikasta ja ajasta vapaana, ei tarvitse olla konttorilla lappujen ja lippujen kanssa kirjoittamassa laskuja. Ei tule kirjoitusvirheitä. Monta etua. Sitten kun lasku muodostetaan Ecomista, se lähtee sähköisesti. En edes muista, milloin olisin viimeksi tulostanut laskun.

Enemmän vapaa-aikaa, vähemmän näpyttelyä

Ari Lappalaisella on selkeä mielipide siitä, että yrityksen ollessa vielä pienikin Ecom kannattaa ottaa käyttöön.

– Minä olen sitä mieltä, että jos ei halua pysyä yhden miehen yrityksenä, tämä maailma on menossa siihen suuntaan, että digitalisoituminen on vääjäämätön tosiasia. Ja jokainen, joka ei ota jotain tällaista järjestelmää käyttöön, ei tule tässä maailmassa pitkälle pötkimään. Eli jos on yhtään ajatuksena kasvattaa toimintaa eikä halua kaikki illat ja yöt istua tietokoneen ääressä näpyttelemässä ja selvittämässä lippuja ja lappuja, ehdottomasti tällaisen ohjelman tarvitsee, Ari Lappalainen suosittelee.

Ainakin AR-KI Rakennuksen yrittäjälle maistuu Ecomin ansiosta lisääntynyt vapaa-aika.

– Harrastan urheilua monipuolisesti, erilaisia liikuntalajeja: hiihtoa, juoksua, kuntosalia. Kyllä sitä tulee treenattua aika paljon. Plus sitten tietysti metsästys, joka on rakas harrastus minulle.

AR-KI Rakennus Oy on Etelä-Suomen alueella toimiva kattoremontteihin ja kattohuoltoihin erikoistunut rakennusliike. AR-KI Rakennus tarjoaa kattoremontit kaikille kattotyypeille materiaalista tai muodosta riippumatta. Kattoremonttipalveluun kuuluvat tiilikattoremontti, peltikattoremontti, huopakattoremontti sekä pvc-katot. AR-KI Rakennus tarjoaa myös laadukkaan kattohuollon sekä ympärivuorokautisen KATTO PLUS -kattohuoltopäivystyksen.

Etsitkö samanlaista ratkaisua?

Haluatko kuulla lisätietoja Ecomin ohjelmistoista? Lähetä viesti, niin olemme sinuun yhteydessä.