Ohjelmistot Yleinen

Ohjelmiston käyttöönotto hoituu tehokkaasti asiantuntijan vinkeillä

10.03.2023

Ohjelmiston käyttöönotto on edessä, mitä ajatuksia pyörii mielessä? Varmasti innostusta uusista ominaisuuksista, jotka tulevat kehittämään toimintaa. Pelkoa edessä olevasta uuden opettelusta ja siihen kuluvasta ajasta. Ei ole tavatonta sekään, että uusi ohjelma jää pitkäksi aikaa vain ajatuksen tasolle mietintään, kun aikaa asiaan paneutumiseen ei tunnu löytyvän.

Polku ohjelman vaihtamiseen lähtee usein jostain kiinnostusta herättäneestä impulssista, kuten suosituksesta, nähdystä mainoksesta tai kuullusta webinaaripuheenvuorosta. Seuraava steppi voi olla demoympäristöön tutustuminen tai keskustelu myynnin kanssa; joka tapauksessa syvällisempi tutustuminen ohjelman ominaisuuksiin. 

Ohjelman vaihtamiseen on syytä liittää myös liiketoiminnan kehittämisen elementtejä, ja ohjelman vaihtuessa voi tarkastella samalla yrityksen käyttämiä prosesseja.

Ohjelman vaihtamiseen on syytä liittää myös liiketoiminnan kehittämisen elementtejä, ja ohjelman vaihtuessa voi tarkastella samalla yrityksen käyttämiä prosesseja. On mahdollista, että uuteen ohjelmaan vaihtamalla pystyt jättämään jonkun aikaa vieneen työvaiheen taakse tai vähentämään erilaisten ohjelmistojen, exceleiden ja lippulappujen määrää, jos uusi ohjelma ratkaisee useamman tarpeen kerralla. 

Seuraavaksi lähdetään suunnittelemaan käyttöönoton ajoitusta ja sisältöä. Ohjelman käytön aloitus on syytä miettiä yrityksen näkökulmasta, koska ohjelmistoa vaihdettaessa tarvitaan aina myös yrityksen omaa sitoutumista ja ajankäyttöä. Keskellä vuoden kiireisintä sesonkia ei kannata lähteä liikkeelle, mieluummin hallitusti ennen tai jälkeen sesongin. 

Erilaiset vaihtoehdot ohjelmiston käyttöönottoon – kevyt käyttöönottopaketti tai yritykselle räätälöity projekti

Yrityksen tarve tai ohjelma itsessään voi olla niin suoraviivainen, että omatoiminen ohjelmiston käyttöönotto on mahdollista. Tämä on tilanne etenkin silloin, jos on tarkoitus käyttää vain osaa ohjelman ominaisuuksista, kuten laskutusta  ja jos yrittäjällä on aikaa ja innostusta perehtyä itsenäisesti ohjelman ominaisuuksiin.

Parhaan hyödyn ohjelmasta saat, kun käyttöönotto hoidetaan yhdessä asiantuntijan kanssa. Saat ohjelman käyttövalmiiksi yhdessä asiantuntijan kanssa ja samalla koulutuksen ohjelman keskeisistä ominaisuuksista. Käyttöönotto on aina yrityksellesi räätälöity, sekä keston että sisällön suhteen. Käyttöönottoihin on olemassa paketteja, joiden laajuuteen vaikuttaa yrityksen tarpeet. 

Kun ohjelmiston käyttöönotto hoidetaan yhdessä asiantuntijan kanssa, minimoituu käyttöönottoon kuluva aika. Pääset sujuvasti ja mahdollisimman vähäisellä vaivalla alkuun, ja käytössäsi on ohjelman käytön alkumetreillä oma yhteyshenkilö, jolta voit kysyä neuvoja. Asiantuntijan kanssa voit sparrailla juuri sinun liiketoimintasi erikoistarpeista laskutuksessa tai projektiseurannassa.

Ohjelmiston käyttöönotto sujuu tehokkaasti asiantuntijan vinkeillä
Kun ohjelmiston käyttöönotto hoidetaan yhdessä asiantuntijan kanssa, saat ohjelmistosta parhaan mahdollisen hyödyn.

Ohjelmiston käyttöönoton vaiheet

Käyttöönoton ensimmäisessä vaiheessa lähdetään liikkeelle ohjelmiston asetuksista ja muista teknisemmistä asioista. Käydään kohta kohdalta läpi oleelliset asetukset, jotta ohjelma toimii oikein. Laitetaan ohjelman vaatimat integraatiot, kuten pankkiyhteys ja verkkolaskutus toimimaan ja tuodaan uuteen ohjelmaan esimerkiksi asiakasrekisteri, jos se on tiedostomuotona saatavissa.

Kun ohjelmiston perusta on kunnossa, päästään käymään läpi itse ohjelman käyttöä. Yhdessä kouluttajan kanssa käydään läpi polku eri toiminnallisuuksista. Mukana voi olla osioita, joita juuri sinun yrityksessäsi ei tarvita, mutta sellaisetkin ominaisuudet voivat jäädä “korvan taakse” tulevaisuutta ajatellen. Käyttöönottokoulutus on aina siis sekä räätälöity että standardin mukainen. Käyttöönottopalaverissa keskitytään juuri niihin asioihin, jotka ovat sinulle tärkeitä, mutta voit olla myös varma siitä, että kaikki oleelliset asiat otetaan esille.

Käyttöönottopalaverissa keskitytään juuri niihin asioihin, jotka ovat sinulle tärkeitä, mutta voit olla myös varma siitä, että kaikki oleelliset asiat otetaan esille.

Ecom ohjelmistojen käyttöönotoissa huomioidaan eri käyttäjäryhmät, eli pääkäyttäjät, työnjohtajat ja esihenkilöt, työntekijät sekä tilitoimiston asiantuntijat (kirjanpitäjä ja palkanlaskija). Työntekijöiden kanssa voidaan pitää oma palaverinsa esimerkiksi työkulukirjausten tekemisestä. Kirjanpitäjän kanssa pidetyssä palaverissa puolestaan keskitytään talouden ohjauksen asioihin, tilikarttaan ja raportteihin.

Kertauskoulutus paikallaan?

Ohjelmiston käyttöönotossa käydään läpi paljon yksityiskohtia. Ei ole mitenkään harvinaista, että kaikkiin ohjelman ominaisuuksiin ei pysty heti alkuvaiheessa perehtymään. 

Joskus ohjelmisto voi olla kauankin käytössä ja silti joku oleellinen ohjelmiston osa on jäänyt hyödyntämättä tai uuteen ominaisuuteen ei ole aikaa arjen pyörteissä tutustua. Liiketoiminnan muutokset, laajennukset ja henkilöstön lisääntyminen voivat aiheuttaa uusia tarpeita.

Kaikki nämä tilanteet kertovat siitä, että täsmäkoulutuksesta olisi hyötyä. Asiantuntijan kanssa käytetyn parituntisen kustannus voi tulla nopeasti takaisin, kun koulutuksen jälkeen saat enemmän irti Ecom-ohjelmistostasi! 

Koulutusajan varaaminen on helppoa koulutussivumme kautta. Tutustu ja varaa sopiva aika!