Rakentamisen tiedonantovelvollisuus suoraan Finago Ecomista – automatisoi urakka- ja työntekijäilmoitukset Verohallinnolle

Rakennusalan yrityksille rakentamisen tiedonantovelvollisuus on ollut arkipäivää jo vuosia. Vaikka velvollisuuden tarkoituksena on torjua harmaata taloutta ja lisätä alan läpinäkyvyyttä, käytännössä kuukausittaiset urakka- ja työntekijäilmoitukset ovat monelle yritykselle tarkoittaneet ylimääräistä hallinnollista työtä, tietojen keräämistä useista eri järjestelmistä sekä manuaalisia ilmoitusprosesseja. Verohallinnolle on toimitettava kuukausittain työmaakohtaisia tietoja rakennusurakoista sekä yhteisillä työmailla työskentelevistä henkilöistä.

Tammikuusta lähtien Finago Ecom on tuonut tähän merkittävän helpotuksen. Urakka- ja työntekijäilmoitukset voidaan muodostaa ja lähettää suoraan Ecomista ilman erillisiä tiedonsiirtoja tai manuaalisia ilmoitusvaiheita. Ilmoitusten tiedot täyttyvät automaattisesti projektien, työntekijöiden ja aliurakoitsijoiden tietoihin perustuen.

Mikä on rakentamisen tiedonantovelvollisuus?

Rakentamisen tiedonantovelvollisuus perustuu verotusmenettelylakiin, ja sen tavoitteena on ehkäistä harmaata taloutta rakennusalalla. Käytännössä velvollisuus jakautuu kahteen ilmoitustyyppiin:

Urakkailmoitus

Rakennuspalvelun tilaajan tulee ilmoittaa Verohallinnolle tiedot rakennusurakoista ja sopimuskumppaneistaan. Velvollisuus koskee pääsääntöisesti yli 15 000 euron arvoisia urakkasopimuksia. Ilmoituksella annetaan muun muassa tiedot urakoitsijasta, urakan arvosta, maksutiedoista sekä urakan kestosta.

Työntekijäilmoitus

Yhteisen rakennustyömaan päätoteuttajan tulee ilmoittaa kuukausittain tiedot kaikista työmaalla työskentelevistä henkilöistä työnantajasta riippumatta. Ilmoitettavia tietoja ovat esimerkiksi työntekijän henkilötiedot, veronumero, työnantaja sekä työskentelyaika työmaalla.

Monissa yrityksissä näiden tietojen kokoaminen on vaatinut erillisiä Excel-taulukoita, tietojen tarkistamista useista järjestelmistä sekä ilmoitusten tekemistä Verohallinnon palveluissa.

Hallinnollinen työ vähenee merkittävästi

Finago Ecomin uusi rakentamisen tiedonantovelvollisuuden integraatio on suunniteltu poistamaan mahdollisimman suuri osa manuaalisesta työstä.

Kun projektille on tallennettu tarvittavat perustiedot, aliurakoitsijatiedot sekä työntekijöiden tiedot, Finago Ecom hyödyntää jo järjestelmässä olevia tietoja ilmoitusten muodostamiseen. Käyttäjän ei tarvitse syöttää samoja tietoja useaan kertaan eri järjestelmiin.

Tämä vähentää:

• manuaalista tiedonkeruuta
• tietojen kopiointia järjestelmien välillä
• ilmoitusten tekemiseen kuluvaa aikaa
• inhimillisten virheiden riskiä
• puutteellisten ilmoitusten määrää

Näin automaatio toimii Finago Ecomissa

Rakentamisen tiedonantovelvollisuuden käyttöönotto alkaa ominaisuuden aktivoinnista projektiasetuksissa. Samalla määritellään yhteyshenkilö, joka toimii Verohallinnon yhteyshenkilönä ilmoituksiin liittyvissä asioissa.

Tämän jälkeen yritys täydentää työntekijöiden tiedot järjestelmään:

• veronumero
• syntymäaika
• työsuhteen tyyppi
• mahdollinen työnantajatieto aliurakoitsijoiden tai vuokratyövoiman osalta

Lisäksi määritellään, mitkä palkkalajit huomioidaan työntekijäilmoituksella. Näin ilmoitukselle nousevat juuri ne työtunnit, jotka Verohallinnolle kuuluu raportoida.

Projektitasolla järjestelmään tallennetaan työmaan perustiedot, kuten:

• kohteen tiedot
• työmaan osoite
• projektin aloitus- ja päättymispäivämäärät
• työmaan numero
• aliurakoitsijat ja urakkasopimukset

Kun nämä tiedot ovat ajan tasalla, ne siirtyvät automaattisesti ilmoituksille.

Urakka- ja työntekijäilmoitukset muutamalla klikkauksella

Kun ilmoitusjakso on valmis, käyttäjä voi muodostaa urakka- ja työntekijäilmoituksen suoraan projektin kautta.

Finago Ecom hakee ilmoitukselle valmiiksi projektiin tallennetut tiedot:

• työmaan tiedot
• aliurakoitsijoiden tiedot
• urakkasummat
• työntekijätiedot
• työmaalle kirjatut tunnit

Käyttäjä voi vielä tarkistaa tiedot ennen lähettämistä, minkä jälkeen ilmoitus voidaan toimittaa Verohallinnolle suoraan Ecomista.

Yksi järjestelmä, vähemmän hallinnollista työtä

Rakennusalan yrityksissä tietoja syntyy päivittäin projektinhallinnan, työajanseurannan, resursoinnin ja taloushallinnon yhteydessä. Kun samat tiedot voidaan hyödyntää myös viranomaisraportoinnissa, vältetään päällekkäinen työ.

Finago Ecomin rakentamisen tiedonantovelvollisuuden integraation suurin hyöty onkin se, että ilmoittaminen muuttuu osaksi normaalia projektinhallintaa. Kun tiedot pidetään ajan tasalla projektin aikana, kuukausittainen ilmoitusprosessi hoituu nopeasti ja luotettavasti ilman erillisiä tiedonkeruuprojekteja.

Lopputuloksena yritys säästää aikaa, vähentää virheriskiä ja varmistaa, että lakisääteiset ilmoitukset tulevat hoidettua ajallaan – suoraan samasta järjestelmästä, jossa projektit ja työmaat muutenkin hallitaan. Varaa aika myyntimme kalenterista ja tutustu Finago Ecomin tarjoamiin ominaisuuksiin!