Yrittäjä, olisiko aika ottaa työajanseuranta haltuun?

Yrittäjän omalle työajalle on monta ottajaa. Asiakkaat ovat tietysti etulinjassa, samoin työntekijöiden asioita ja tarpeita ei voi ohittaa. Tämän lisäksi omat vaatimuksensa on kumppaneilla, kuten tilitoimistolla sekä viranomaisilla, jotka hoitavat lakisääteisiä velvoitteitaan valvonnassa. Voisiko asianmukaisesti järjestetty työajanseuranta tuoda lisää kallisarvoista aikaa myös yrittäjälle?

Työajanseuranta on lakisääteinen velvollisuus ja sen järjestäminen on viime kädessä yrittäjän tai yritysjohdon vastuulla. Lähtökohtaisesti kannattaa pitää yrityksen pakolliset velvoitteet rullaavasti ja ennakoivasti kunnossa. Tällöin ei ole tarvetta menettää yöunia, vaikka työsuojeluviranomaisen tarkastus sattuisi joskus osumaan oman yrityksen kohdalle. 

Tapoja työajanseurantaan on monia, mutta jos unohdetaan liput, laput ja irralliset tiedostot, päästään sähköisen tiedon hyödyntämisen ytimeen. Mahdollisimman monessa asiassa kannattaa pyrkiä siihen, että tieto tallentuu tai tallennetaan yhden kerran ja sen jälkeen sitä voidaan jalostaa tai siirtää eteenpäin tarvittaviin ohjelmiin tai tietoa tarvitseville tahoille.

Työntekijätkin arvostavat helppokäyttöistä työajanseurantaa

Helppokäyttöinen ja selkeä työajanseuranta on seikka, jota yrityksesi työntekijät arvostavat. Juuri tässä hetkessä ei taida löytyä enää sellaista toimialaa tai yritystä, joka voisi jättää työvoimapulan ilmiönä täysin omaan arvoonsa tai pohtimatta yrityksen oman toiminnan kannalta. Uuden työntekijän mielikuva yrityksestä muodostuu useista seikoista heti työsuhteen alusta alkaen. Fiksu systeemi omien tuntien kirjaamiseen lisää uuden työntekijän luottamusta heti alusta alkaen, verrattuna tilanteeseen, jossa tunteja kirjoitetaan paperilapulle. Luottamus syntyy siitä mielikuvasta, että oma työnantaja hoitaa asioita nykyaikaisesti sekä työtuntien siirtymisestä palkanlaskentaan oikein ja ilman turhia, manuaalisia vaiheita. Tästä työnantajan toiminnallaan antamasta ensivaikutelmasta ei varmasti ole haittaa, kun yrityksesi kilpailee osaavista ja sitoutuneista työntekijöistä.

Exceliä käytetään edelleen ja se saattaa toimia toimistotyötä tekevien työajanseurantaan, mutta jos työntekijäsi liikkuvat työmailla tai asiakkaiden luona, ei Excel taivu vaadittuun reaaliaikaisuuteen. Sujuvinta on merkitä työpäivän aloitus kännykästä juuri siellä, missä työpäivä aloitetaan. Jos työajanseuranta on helppoa mobiilisti, saadaan todennäköisesti myös oikeaa tietoa laskutusta varten, eikä tehtyjä työtunteja jää laskuttamatta.

Kustannusten seuranta on tärkeää erityisesti projektiluonteisissa töissä. Erilaisten projektien kannattavuuden seuranta antaa olennaista tietoa siitä, millaisiin projekteihin yrityksen kannattaa keskittyä tai mitä tulee ottaa huomioon seuraavaa tarjousta laadittaessa. Kun valitset sopivaa työajanseurannan työkalua yrityksesi tarpeisiin, kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että saat siirrettyä ja kohdistettua työtunnit tarvittaessa helposti projekteille ja jopa dimensiotasoille asti.

Työajanseurantaohjelmasta tuntitiedot siirtyvät sähköisesti tilitoimistoon

Entäpä sitten tilitoimistosi! Varsinaisen kirjanpidon lisäksi palkanlaskennan ulkoistaminen tilitoimistolle on tätä päivää, koska palkanlaskentaan liittyy niin paljon muuttuvaa säätelyä ja tarkkaa viranomaisraportointia. Työajanseuranta ohjelmassa mahdollistaa sen, että saat tuntitiedot tilitoimistoon sähköisesti. Ja jatkumona tälle on todennäköistä, että tilitoimiston lähettämä lasku pienenee. Tietojen oikeellisuus on tärkeä asia sekä työntekijän että palkanlaskijan kannalta. Tuntitietoja ei tarvitse tulkita papereista ja aikaa säästyy. 

Tässä tuli nostettua esille muutamia pointteja, jotka kannustavat sähköisen työajanseurannan käyttöönottoon. Jos työajanseuranta ei ole hallussa, tilanne aiheuttaa manuaalista näpertämistä joka vaiheessa. Fiksulla ohjelmalla puolestaan aikaa säästyy joka vaiheessa. Lippujen ja lappujen käsittelystä säästyneelle ajalle löydät varmasti mieluisampia käyttökohteita!

Lue lisää Aika-työajanseurantaohjelmistosta.

Kaikissa Ecomin erityisesti talotekniikka- ja rakennusalalle suunnatuissa ohjelmistoissa on mukana työajanseuranta. Katso kaikki ratkaisumme täältä.