Hyödynnä tavarantoimittajaasi ja säästä selvää rahaa

Sujuvan keikkatöiden hallinnan ja laskutuksen tarkoituksena on löytää parhaat keinot siihen, että yrityksen varallisuus olisi helposti käytettävässä muodossa – rahana. Varaston arvon on hyvä olla mahdollisimman pieni ja rahankierto sellaista, että keikkatöiden hallinta pyörii yrityksen rahojen sijaan asiakkaan rahoilla. Tähän pääsemiseksi huomiota kannatta kiinnittää edellä mainitun lisäksi tilauskäytöntöihin ja toimittajilta saatavien tietojen käsittelemiseen.

Tavaraa tukusta kulutuksen mukaan

Paras varasto on sellaisella asennusliikkeellä, joka käyttää varastonaan tukkuliikkeen varastoa. Tällöin yrityksen varat eivät ole varastoon sidottuina vaan käytössä – ja tavaraa ostetaan tukusta kulutuksen mukaan. Kun yritys pystyy reagoimaan muuttuviin tilanteisiin nopeasti, on sen toimintakyky erittäin hyvä. Käytännössä tämä tarkoittaa varallisuuden pitämistä rahana. Tärkeintä on, että rahaa tulee enemmän sisään kuin sitä menee ulos. Tämä onnistuu, kun tarvikkeet tilataan vasta, kun niille tiedetään olevan maksava asiakas.

Yritys hyöytyy monella tapaa, kun se käyttää tukkua varastonaan:

• tukkuliikkeestä saatuja tarvikeluettelojen dokumentteja voidaan hyödyntää suoraan laskutuksessa
• omaan varastoon menevä työaika vähenee
• tarvikkeiden etsimiseen varastosta ei mene aikaa + inventaarion helppous
• rahat eivät sitoudu varastoon
• tarvikehävikki on minimissä, kun laskutus ja keikkatöiden hallinta ovat kunnossa.

Ostolaskut ohjataan suoraan laskutukseen

Tavarantoimittajien ostolaskut ovat keikkatöiden laskutuksen hallinnassa tärkeitä. Ne kannattaa vastaanottaa sähköisinä. Tukkuliikkeelle annetun työnumeron, esimerkiksi lähetenumeron, avulla lasku onnistutaan kohdentamaan rivi riviltä oikeaan työkohteeseen, ja rivit voidaan ohjata automaattisesti laskutukseen. Hyvä tapa on sopia, ettei yksikään asentaja saa tilata tukkuliikkeestä mitään ilman työnumeroa.

Huomionarvoista on myös, että tukusta saadaan jokaisesta tilauksesta oma lasku. Koontilaskut ovat hankalia käsitellä laskutuksessa, koska niiden läpikäyminen on työlästä ja virhealtista. Jos yritys tavoittelee asioiden hallintaa, kannattaa koontilaskujen käsittely unohtaa siihen saakka, kunnes sähköisten ostolaskujen käsittelyssä työnumerot saadaan rivitason tietona, ei laskutasolla.