Miksi kirjata työtunnit puhelimella?

Kuten Virel Yhtiöiden toimitusjohtaja Vesa Virkki sanoi tekemällämme videolla, toiminnanohjaus ja tekeminen ei voi perustua ruutupaperivihkoon ja laskimeen. Virel Yhtiöillä on toistakymmentä työntekijää, ja etenkin isoissa yrityksissä toiminnanohjausjärjestelmä on välttämättömyys. Entä sitten yhden tai kahden miehen yrityksissä? Kannattaako pienemmissäkin yrityksissä siirtyä sähköiseen järjestelmään?

Vastauksemme tähän on kyllä.

Puhelimella kirjatut työtunnit siirtyvät helposti laskutukseen ja palkanmaksuun

Ensimmäinen merkittävä hyöty on toimistotyön väheneminen, kun kirjatut tunnit menevät suoraan ohjelmaan ja ohjelmasta laskulle. Pääset heittämään hyvästit ylimääräiselle manuaaliselle työlle. Se taas tarkoittaa sitä, että sinulle yrittäjänä jää enemmän aikaa tuottavalle ja laskutettavalle työlle.

Mobiili työajanseuranta on reaaliaikaista, ja pääset laskuttamaan tehdyt tunnit heti. Laskunkierto lyhenee, kun tunnit syötetään ohjelmistoon aina päivän päätteeksi. Asiakkaatkin arvostavat ripeää toimintaa, ja asiakkaalle jää hyvä fiilis yrityksestä, joka hoitaa asiat ajallaan. Yrittäjälle on hyödyllistä nähdä kulut ja tunnit heti, eikä kuukauden päätteeksi.

Sähköisen toiminnanohjausjärjestelmän käytön aikana myös inhimillisten virheiden määrä vähenee, kun ei tarvitse itse laskea tunteja laskimella ruutupaperilta.

Työtuntien kirjaus puhelimella vähentää palkanlaskijan ja kirjanpitäjän työmäärää

Olemme kuulleet kirjanpitäjiltä ja palkanlaskijoilta sellaisia kauhutarinoita, että työtunteja toimitetaan joskus paperilla, joskus sähköpostitse, joskus soittamalla tai Whatsappin välityksellä. Voi vain kuvitella, millainen urakka kirjanpitäjälle on ryhtyä keräämään tietoa monesta eri ohjelmasta ja lappuselta. Kun palkanlaskijan ja kirjanpitäjän työt vähenevät, myös kirjanpitäjältä tuleva lasku mitä luultavimmin pienenee.

Selkeä prosessi tuntien kirjaamisessa helpottaa koko yrityksen arkea, kun ei ole monia eri tapoja toimittaa tunteja. Voimme siis yhteistuumin todeta, että manuaalisen työn vähentäminen on oiva keino säästää yrityksen arvokkaita resursseja ja kohdentaa työ tuottavaksi. Lisäksi työntekijän näkökulmasta on helppoa, kun hän näkee kaikki kirjatut tuntinsa suoraan kännykästä. Näin on helppo tarkistaa, että kaikki oleellinen palkan kannalta on kirjattu.

Haluaisitko ratkaisun yrityksellesi toiminnan tehostamiseen?

Täytä alla oleva lomake ja me otamme sinuun yhteyttä hetimiten!