Ota projektit haltuun Ecomin ohjelmiston avulla
27.11.2019
Toimiva projektinhallinnan työkalu tehostaa yrityksen toimintaa ja helpottaa huomattavasti projektien yleiskuvan seurantaa. Taloushallinnon ohjelmiston avulla projektinhallinta selkeytyy ja mahdolliset ylimääräiset kulut voi havaita ajoissa.
Rakennus- ja LVIS-aloilla työkohteisiin saattaa liittyä kymmeniä osa-alueita, valtavasti työkirjauksia ja jopa tuhansia tarvikeostoja. Nämä jakautuvat yhden projektin alla helposti useampaan alaprojektiin, jolloin kirjaukset monimutkaistuvat entisestään. Tietojen kirjaaminen paperille ja muille muistiinpanovälineille on varsin tehotonta, aikaa vievää ja pahimmillaan tappiollista, kun osa tiedoista unohtuu työn tohinassa merkata ylös. Tästä syystä toimiva projektinhallinta on yritykselle elintärkeä.
Toimiva ohjelmisto nopeuttaa työntekoa
Hyvä projektinhallintatyökalu on suunniteltu niin, että se helpottaa yrittäjän elämää. Ohjelmistoa voi melkein ajatella yhtenä työkaverina, jolla on tieto kaikkien projektien vaiheista koko ajan.
Taloushallinnon ohjelmiston avulla projekteista on mahdollisuus saada yleiskuva jo nopealla vilkaisulla. Eri osakokonaisuuksiin – kuten työtunteihin, tarvikkeisiin tai lisätyölaskuihin – on helppo myös paneutua tarkemmin. Ohjelmisto koostaa tuhansia yksittäisiä asioita helposti hallittaviin kokonaisuuksiin, käsittelee jo kerran syötettyä tietoa ja siirtää sen oikeaan paikkaan. Samalla se ohjaa käyttäjiä tehokkaiden prosessien suuntaan, kun samaa asiaa ei tarvitse useampaan kertaan kirjata ohjelmistoon.
Lähete on työkalu keikkatöiden hallintaan
Ecomin ohjelmiston kulmakiviä ovat työmääräimet eli lähetteet. Lähetteellä kuvataan yksittäistä, yhden ihmisen tekemää työtä yhdessä kohteessa. Lähete voi siis esimerkiksi olla vaikka ”putkityö” tai ”kylpyhuoneen saumaus”.
Ecomin ohjelmistossa lähetteelle voidaan liittää useita henkilöitä, ja sitä voidaan resursoida usealle päivälle. Keikkatöiden hallinnassa lähete on pääasiallinen työkalu: työkirjausten lisäksi sille voidaan merkitä esimerkiksi tarvikeostot. Kun työ on valmis, voi lähetteestä muodostaa asiakkaalle suoraan laskun. Projektinhallinta on helppoa ja vaivatonta, kun kaikki tieto yhdestä projektista on samassa paikassa.
Ecomin ohjelmistossa projektinhallinta on mietitty mahdollisimman pitkälle. Ohjelmiston avulla voi esimerkiksi muodostaa tiedonantovelvollisuuden raportit verottajalle. Projektille kohdistuneista ostolaskuista ja kirjatuista töistä koostetaan raportti, joka voidaan lähettää kootusti Ecom Arkistopalvelun avulla.
Miten projekti etenee ohjelmistossa
Ohjelmistossa projekti lähtee käyntiin tarjouksesta, jota voidaan käyttää projektin pohjana. Tarjouksesta saadaan haluttaessa tuotua projektille myös tarjouksen eri osioita, arviot tarvike- ja työkuluista ja tuloksesta.
Kun projektia varten ostetaan tarvikkeita, voidaan tilausviitteenä ostovaiheessa käyttää projektinumeroa. Näin ostolasku ja sen aiheuttamat kulut tulevat projektille automaattisesti heti, kun ostolasku vastaanotetaan toimittajalta.
Työntekijä syöttää ohjelmistoon tunnit, kilometrit ja päivärahat mobiilisovellus Ecom Webin avulla. Näin kulut näkyvät projektilla reaaliajassa, ja tiedot tehdyistä tunneista kulkeutuvat helposti laskutukseen, palkanlaskentaan ja projektin kuluiksi.
Kun sekä ostot että palkat muodostuvat kuluiksi heti, on ylimääräisiä kuluja aiheuttavat ongelmat mahdollista havaita nopeasti ja ratkaista ohjelmiston tarjoaman tiedon avulla.