Yrityksen kannattavuuden parantaminen: Kuinka saada talous kuntoon ja riskit hallintaan

Mitä yrityksen kannattaa huomioida taloudellisesti epävakaina aikoina?

Heikentynyt yritysten taloustilanne nostaa luottotappioriskiä. Inflaatio, rahapolitiikan kiristyminen ja korkojen nousu haastavat edelleen yrityksiä. Yrityksissä voi tapahtua isojakin muutoksia maksukäyttäytymisessä lyhyessä ajassa. Lisäksi konkurssien määrä on edelleen korkealla tasolla.

Yritysten, jotka haluavat menestyä tässä edelleen haastavassa taloustilanteessa, kannattaa kiinnittää huomiota sekä kannattavuuden parantamiseen että riskienhallintaan.

Miksi yrityksen kannattavuus laskee ja mistä sen huomaa?

Kannattavuus ei yleensä romahda yhdessä yössä. Se rapautuu pikkuhiljaa, usein niin, ettei sitä huomaa ennen kuin se näkyy jo tilinpäätöksessä. Siksi kannattaa tuntea tavallisimmat syyt ja opetella lukemaan varhaiset merkit ajoissa.

Yleisimmät syyt kannattavuuden laskuun ovat harvoin yllättäviä, mutta ne jäävät helposti huomaamatta arjen kiireessä:

• Kustannukset nousevat hinnoittelua nopeammin. Kun materiaalien, alihankinnan tai palkkojen hinnat kipuavat ylöspäin eikä omaa hinnoittelua päivitetä samassa tahdissa, myyntikate kapenee huomaamatta.
• Projektit ylittävät budjettinsa. Yksittäinen aikataulustaan venynyt tai väärin hinnoiteltu projekti voi syödä koko kuukauden katteen. Ongelma on se, että ylitys näkyy usein vasta jälkikäteen, kun laskut on jo maksettu.
• Laskutusaste jää matalaksi. Jos tehdyistä tunneista jää osa laskuttamatta tai laskutus viivästyy, teet työtä, josta et saa täyttä korvausta.
• Luottotappiot ja maksuviiveet kiristävät kassaa. Asiakkaan maksukyvyn heikkeneminen siirtyy nopeasti omaan kassaasi, ja pahimmillaan myyty työ jää kokonaan saamatta.

Miten kannattavuuden lasku sitten huomataan ajoissa? Merkit näkyvät tunnusluvuissa ennen kuin ne näkyvät tilinpäätöksessä. Seuraa erityisesti näitä: myyntikate ja käyttökate pienenevät kuukausitasolla, projektikohtainen kate jää arvioitua matalammaksi, kassavirta kiristyy vaikka liikevaihto pysyy ennallaan ja myyntisaamisten kiertoaika pitenee.

Yhteinen nimittäjä kaikille näille on näkyvyys. Et voi korjata sitä, mitä et näe. Kun kannattavuuden kehitystä seuraa säännöllisesti ja riittävän tarkalla tasolla, ehdit reagoida silloin, kun asialle voi vielä tehdä jotain eikä vasta tilikauden päätyttyä.

Miten yrityksen kannattavuutta voi parantaa?

Yrityksen kannattavuutta ja riskejä kannattaa seurata jatkuvasti. Jos tilikauden alkupuolella on mahdollisuus vaikuttaa kyseisen vuoden tulokseen, niin tilikauden loppupuolella on mahdollisuus tarkastella ja oppia kuluvasta kaudesta. Ennen kiireisintä sesonkia voi hioa prosesseja kuntoon, jotta ison urakan tai projektin pyörteissä voi keskittyä varsinaiseen työhön ja painaa menemään. Sesongin jälkeen voi taas analysoida, että miten onnistuimme.
 
Suositeltu ja kannattava taktiikka on ottaa pieniä askelia eikä haukata liian isoa palaa kerralla. Harvalla yrityksellä on mahdollista laittaa kerralla kaikkea kuntoon. Joskus kehittämistarpeesta voi tulla iso möhkäle, joka estää aloittamisen. Valitse yrityksellesi mieluummin yksi tai kaksi kehittämisteemaa per vuosi tai per puoli vuotta.

Projektin kannattavuuden seuranta reaaliajassa

Projektiliiketoiminnassa kannattavuus ratkeaa projekti kerrallaan. Yksi tappiollinen projekti voi viedä monen onnistuneen katteen, etkä välttämättä edes huomaa sitä ajoissa, jos seuraat lukuja vasta jälkikäteen.

Perinteisessä mallissa projektin todellinen kate selviää vasta, kun projekti on valmis ja viimeinenkin lasku on kirjattu. Silloin on myöhäistä: ylitykset ovat jo tapahtuneet, tunnit on tehty ja raha on käytetty. Reaaliaikainen seuranta on tässä taloustilanteessa välttämätöntä. Oleelliset tiedot tulisi olla helposti saatavilla. Jokaisen projektin kate tulee nähdä sellaisena kuin se on juuri nyt eikä sellaisena kuin se oli viime kuussa.

Kun toteutuneet kustannukset, tehdyt tunnit ja laskutus päivittyvät samaan näkymään automaattisesti, näet heti, mikä projekti tuottaa ja mikä vuotaa. Huomaat budjetin ylittymisen silloin, kun siihen voi vielä puuttua: neuvotella lisätyöstä, korjata resursointia tai tarkistaa hinnoittelua ennen seuraavaa vaihetta.

Kannattavuuden reaaliaikainen seuranta ohjelmasta käsin helpottaa sekä lyhyen että pitkän tähtäimen suunnittelua ja on pohja rullaavalle kehittämiselle. Mikä on juuri sinun bisneksessäsi oleellista ja millainen tieto/raportointi tukee tätä tarvetta? Kuuntele ja pyydä vinkkejä omalta kirjanpitäjältäsi talousluvuista ja niiden seurannasta.

Konkreettiset askeleet parempaan kannattavuuteen

Kannattavuus paranee harvoin yhdellä isolla liikkeellä kerralla. Useammin se syntyy pienistä puroista: kustannuskontrollista, tarkasta laskutuksesta ja rohkeudesta karsia kannattamatonta. Tässä konkreettiset keinot, joilla pääset liikkeelle.

1. Pidä kustannukset kurissa. Kilpailuta toimittajasi säännöllisesti ja suosi edullisempia vaihtoehtoja silloin, kun laatu ei kärsi. Pienikin toistuva säästö kertyy vuoden aikana merkittäväksi summaksi.
2. Laskuta tarkasti. Varmista, että kaikki tehdyt työtunnit ja myydyt tuotteet päätyvät laskulle pienintä nippeliä myöten. Laskuttamatta jäänyt työ on työtä, josta et saa korvausta.
3. Laskuta nopeasti. Lähetä lasku heti, kun työ on valmis. Laskuta mieluummin useampi pienempi erä kuin jää odottamaan projektin tai työmaan lopullista valmistumista. Näin raha liikkuu ja kassasi pysyy elinvoimaisena. Lue lisää: Osatuloutus kirjanpidossa: mitä se on ja milloin sitä käytetään?
4. Harkitse laskurahoitusta. Joissakin tilanteissa laskun siirtäminen ulkopuoliselle taholle on hyvä vaihtoehto: saat rahat tehdystä työstä tilille heti ja käyttöösi saman tien yrityksen toimintaan. Lue lisää laskurahoituksesta.
5. Arvioi toiminnan laajuutta kriittisesti. Joskus kannattaa laajentaa uuteen liiketoimintaan, toisinaan taas supistaa. Viekö jokin yksittäinen keikka kohtuuttomasti resursseja siihen käytettyyn aikaan nähden? Yhden keikan perusteella ei voi vetää johtopäätöksiä, mutta pidemmän ajanjakson seuranta paljastaa, missä kannattaa karsia rönsyjä.
   

Asiakkaisiin liittyvät riskit taloudellisesti epävakaina aikoina

Erilaisissa taloussuhdanteissa on syytä pohtia, miten omilla asiakkailla menee juuri tässä taloustilanteessa. Kannattaa miettiä esimerkiksi sitä, miten omalla toimialalla suhdannetilanne vaikuttaa ja onko oman asiakaskunnan seurantaan syytä panostaa enemmän.

“Yhä useammin saan yhteydenottoja yrityksiltä, jotka ovat heränneet tarkastelemaan luottopolitiikkaansa vasta, kun kohdalle on sattunut asiakkaan konkurssi ja rahat on jääneet saamatta”, kertoo Kati Matinaho Intrumilta ja suosittelee myös miettimään luottopolitiikka etukäteen valmiiksi, jotta vältytään turhilta luottotappioilta.

Mikäli yrityksen taloushallinnon hoitaa tilitoimisto, voisi sieltä saada hyviä vinkkejä luottopolitiikan ja laskutuksen tueksi. Hyvä kirjanpitäjä on muutenkin yrittäjälle paras sijoitus: häneltä saa varmasti neuvoja kaikkeen yritystoimintaan liittyen, tai ainakin hän osaa ohjata kysymykset henkilölle, joka on asiassa paras asiantuntija.

Mitä kannattaa huomioida, kun tarkastellaan laskun koko elinkaarta? Luottotappio syntyy jo myyntivaiheessa, joten aina uuden asiakkaan kohdalla olisi hyvä tarkastaa asiakkaan maksukäyttäytyminen. Luottopäätös.fi-palvelusta saa näppärästi katsottua, kiertääkö asiakkaan laskut perinnän kautta ja onko sinne saattanut tulla jo julkisia maksuhäiriömerkintöjä.

Perinnän kautta maksaminen on usein merkki heikentyneestä maksukyvystä, ja se kertoo paljon enemmän kuin 30–50 päivää myöhemmin syntyvä julkinen maksuhäiriömerkintä. Kun julkisia merkintöjä tulee yritykselle, on jo todella kiire reagoida. Julkiset maksuhäiriöt aiheuttavat monesti tilanteen, jossa kaikki muutkin velkojat heräävät kiirehtimään omien saatavien kanssa. Se aiheuttaa usein yritykselle tilanteen, josta ei enää selviä, ja yritys hakeutuu konkurssiin. Toki näitä tilanteita pitää välillä tarkastella myös laajemmin, esimerkiksi suurilla yrityksillä laskujen hyväksyntä voi olla todella hidas prosessi.

Ota hyöty irti ohjelmiston ominaisuuksista ja kumppaneiden asiantuntemuksesta

Harvoin yksi ohjelma tai yksi asiantuntija ratkaisee kaikki yrityksen yksittäiset tarpeet. Finago Ecomin kautta hoidat yrityksen käytännön toimintaa, laskutusta ja seuraat projekteja. Tiedot siirretään sujuvasti taloushallinnon ohjelmaan, jossa hoituu kirjanpito. Tilitoimiston asiantuntija neuvoo talouslukujen tulkinnoissa, kun taas luotonhallinnan asiantuntijalta saat tietoa perintäkeinoista ja asiakkaidesi maksukyvystä ennen uutta kauppaa. Tärkeää on, että eri ohjelmat ja palvelut toimivat hyvin yhteen.

Finago Ecom tarjoaa yrityksille hyvän ja nykyaikaisen ohjelmiston laskutukseen ja projektien hallintaan. Tärkeät lisäpalvelut, kuten muistutus- ja perintäpalvelut löytyvät ohjelmasta integroituna.

Usein kysytys kysymykset yrityksen kannattavuudesta