Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto: näin onnistut ohjelmiston käyttöönotossa

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto on iso päätös talotekniikka- ja rakennusalan yritykselle. Uuden ohjelmiston käyttöönotto herättää usein käytännön kysymyksiä: mitä vanhan järjestelmän tiedoille tapahtuu, kuinka kauan käyttöönotto kestää, miten työntekijät oppivat uuden ohjelmiston, ja miten varmistetaan, että laskutus ja projektien hallinta jatkuvat sujuvasti ilman katkoksia.

Hyvin suunniteltuna toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen ei kuitenkaan tarvitse olla hankala ja liian raskas projekti. Kun tavoitteet, siirrettävät tiedot, aikataulu ja yrityksen toimintatavat käydään läpi etukäteen, siirtyminen uuteen järjestelmään voidaan tehdä hallitusti.

Tässä oppaassa käymme läpi, mitä toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa tapahtuu, mitä käyttöönotossa kannattaa huomioida ja miten talotekniikka- tai rakennusalan yritys voi valmistautua ohjelmiston vaihtoon.

Milloin toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa kannattaa harkita?

Kaikissa yrityksissä ohjelmiston vaihtaminen ei ole tarpeen. Jos nykyinen järjestelmä palvelee yrityksen tarpeita hyvin ja tukee liiketoiminnan kasvua, vaihtamiseen ei välttämättä ole syytä.

Tarve ERP-järjestelmän tai toiminnanohjausohjelmiston vaihtoon tulee usein vastaan, kun nykyinen ohjelmisto alkaa rajoittaa yrityksen toimintaa. Tyypillisiä merkkejä ovat esimerkiksi nämä:

☐ Laskutukseen ja hallintoon kuluu liikaa aikaa

☐ Samaa tietoa syötetään useaan järjestelmään

☐ Projektien kannattavuutta on vaikea seurata

☐ Työajat ja materiaalit kirjataan eri paikkoihin

☐ Exceleitä tarvitaan ohjelmiston rinnalla

☐ Työnjohto ei saa ajantasaista tietoa projekteista

☐ Ohjelmisto ei taivu yrityksen kasvuun

☐ Toimialakohtaiset ominaisuudet puuttuvat

Jos useampi näistä kuulostaa tutulta, voi olla hyvä hetki arvioida, palveleeko nykyinen toiminnanohjausjärjestelmä yrityksen tarpeita vai hidastaako se jo tekemistä.

Mitä toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa oikeastaan tapahtuu?

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto ei tarkoita vain uuden ohjelmiston tilaamista ja vanhan sulkemista. Käyttöönotto etenee tyypillisesti seuraavien vaiheiden kautta: ensin määritellään tarpeet ja tavoitteet, sitten valitaan uusi järjestelmä, käydään läpi siirrettävät tiedot ja suunnitellaan siirto, määritellään yrityksen asetukset ja toimintatavat, määritellään käyttäjät ja käyttöoikeudet, järjestetään käyttöönottokoulutus, ja lopuksi seurataan käyttöönottoa ja hiotaan toimintatapoja matkan varrella.

Kaikkien vaiheiden ei tarvitse olla raskaita. Käyttöönoton laajuus riippuu esimerkiksi yrityksen koosta, käyttäjien määrästä, siirrettävän datan määrästä ja siitä, kuinka monta liiketoimintaprosessia uusi järjestelmä kattaa.

1. Määrittele ensin, miksi haluat vaihtaa ohjelmistoa

Ennen kuin vertailet eri toiminnanohjausjärjestelmiä, kannattaa määritellä mahdollisimman tarkasti, mikä nykyisessä järjestelmässä ei toimi. Pelkkä ”haluamme paremman ohjelmiston” ei vielä kerro, mitä paremmalla tarkoitetaan.

Mieti esimerkiksi, mitkä työvaiheet vievät tällä hetkellä eniten aikaa, mitä tehdään manuaalisesti ja missä tietoa säilytetään. Pohdi myös, missä kohtaa syntyy eniten virheitä, mitä tietoa työnjohto tarvitsee päivittäin ja mitä yrittäjä haluaa nähdä yrityksen toiminnasta. Yhtä tärkeää on selvittää, mitä laskutuksessa halutaan tehdä nopeammin ja miten projektien kannattavuutta seurataan tällä hetkellä.

Tee ennen ohjelmiston valintaa lista asioista, jotka uuden järjestelmän on ehdottomasti ratkaistava. Tämä helpottaa myös eri ohjelmistojen vertailua. Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä ei ole se, jossa on eniten ominaisuuksia, vaan se, joka ratkaisee juuri sinun yrityksesi tärkeimmät haasteet.

2. Valitse talotekniikka- ja rakennusalalle sopiva järjestelmä

Kaikki ERP- ja toiminnanohjausjärjestelmät eivät ole samanlaisia. Talotekniikka- ja rakennusalan yrityksellä on usein erityistarpeita, joita yleinen laskutusohjelma ei pysty ratkaisemaan. Yrityksessä voidaan tarvita esimerkiksi projektien ja keikkatöiden hallintaa, tarjouslaskentaa, työaikojen ja tuntien kirjaamista sekä materiaalien hallintaa. Lisäksi tarpeisiin kuuluu osto- ja myyntilaskujen käsittely, työmaakohtainen kustannusseuranta, sähkö- ja LVI-tuotteiden hinnastot, laskurahoitus, maksumuistutus- ja perintäpalvelu, taloushallinnon integraatiot, toimialakohtaiset tarkastuslomakkeet sekä rakentamisen tiedonantovelvollisuuteen liittyvä integraatio verottajalle.

Siksi ohjelmistoa kannattaa arvioida ennen kaikkea yrityksen omien työprosessien kautta. Hyvä kysymys ohjelmiston esittelyssä on: miten tämä prosessi hoidetaan ohjelmistossa alusta loppuun? Esimerkiksi ketju tarjous → työmaa → työtunnit → materiaalit → laskutus kannattaa käydä läpi kokonaisuutena. Jos koko ketju voidaan hoitaa samassa järjestelmässä, manuaalinen työ ja tiedon siirtäminen järjestelmästä toiseen vähenevät.

3. Suunnittele tietojen siirto ennen käyttöönottoa

Yksi yleisimmistä kysymyksistä toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoon liittyen on: mitä vanhan järjestelmän tiedoille tapahtuu? Vastaus riippuu vanhasta ja uudesta järjestelmästä, mutta ennen käyttöönottoa kannattaa käydä läpi ainakin asiakasrekisteri, toimittajat, tuoterekisteri ja hinnastot, avoimet myynti- ja ostolaskut, keskeneräiset projektit sekä käyttäjät, yrityksen perustiedot ja laskutustiedot.

Kaikkea vanhassa järjestelmässä olevaa dataa ei kuitenkaan tarvitse välttämättä siirtää uuteen järjestelmään. Mitä puhtaampi data siirtyy uuteen järjestelmään, sitä helpompi uuden ohjelmiston käyttöönotto on.

4. Päätä, milloin uusi järjestelmä otetaan käyttöön

Hyvä käyttöönotto tarvitsee selkeän aikataulun. Sovi etukäteen, milloin vanhaa järjestelmää käytetään viimeisen kerran, milloin tiedot siirretään, milloin uusi järjestelmä avataan käyttäjille, milloin ensimmäiset laskut tehdään uudessa järjestelmässä ja milloin vanhan järjestelmän käyttö lopetetaan.

Talotekniikka- ja rakennusalan yrityksessä kannattaa huomioida myös sesongit ja projektien aikataulut. Jos mahdollista, käyttöönottoa ei kannata ajoittaa kaikkein kiireisimpään ajankohtaan. Erityisesti laskutusohjelman vaihdossa on tärkeää varmistaa, ettei laskutukseen synny katkosta.

5. Määrittele käyttäjät ja käyttöoikeudet

Uusi toiminnanohjausjärjestelmä voi palvella yrityksen eri työntekijöitä hyvin eri tavalla. Asentaja tarvitsee mobiilissa nopeasti käyttöönsä työmaan ja tuntikirjaukset, työnjohto tarvitsee projektien tilanteen ja kustannukset, laskutuksesta vastaava tarvitsee laskutuksen ja myyntireskontran, ja yrittäjä taas tarvitsee kokonaiskuvan yrityksen toiminnasta.

Siksi kannattaa määritellä etukäteen, kuka käyttää järjestelmää ja mitä hän tarvitsee siellä tehdä. Samalla kannattaa nimetä yritykselle yksi tai useampi pääkäyttäjä, joka tuntee järjestelmän perusteet ja toimii muiden käyttäjien tukena.

6. Sovi yhteiset toimintatavat

Uuden ohjelmiston käyttöönotto on hyvä hetki tarkistaa myös yrityksen toimintatavat. Jos esimerkiksi asentajat kirjaavat tunnit eri tavalla, uusi ohjelmisto ei yksin ratkaise ongelmaa.

Sopikaa yhdessä esimerkiksi, milloin työtunnit kirjataan, miten projektit ja työmaat nimetään ja miten materiaalit kirjataan. Sopikaa myös, kuka hyväksyy tunnit, milloin laskutus tehdään, miten ostot kohdistetaan projekteille ja kuka ylläpitää asiakas- ja tuotetietoja. Kun toimintatavat ovat yhtenäiset, myös uuden järjestelmän tiedot pysyvät laadukkaina.

7. Kouluta henkilöstö käytännön tilanteiden kautta

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ei pääty siihen, että käyttäjille annetaan tunnukset. Henkilöstön pitää myös tietää, miten järjestelmää käytetään omassa työssä. Koulutus kannattaa tehdä käyttäjäryhmittäin.

Asentajalle tärkeintä on tietää, miten avata oma työmaa ja kirjata työtunnit ja materiaalit. Työnjohdolle olennaista on, miten seurata työmaiden etenemistä ja tarkistaa työntekijöiden tunnit ja kustannukset. Laskutuksesta vastaaville tulee opettaa, miten lasku muodostetaan, hyväksytään ja lähetetään asiakkaalle, sekä miten avoimia laskuja seurataan. Yrityksen johdolle puolestaan kannattaa näyttää, mistä yrityksen tilanteen näkee, miten projektien kannattavuutta seurataan ja mitkä luvut ovat tärkeimpiä.

Kun koulutus perustuu käyttäjän omaan arkeen, uuden järjestelmän omaksuminen on helpompaa.

8. Testaa tärkeimmät prosessit ennen käyttöönottoa

Ennen kuin koko yritys siirtyy uuteen toiminnanohjausjärjestelmään, kannattaa testata tärkeimmät prosessit. Talotekniikka- ja rakennusalan yrityksessä yksi hyvä testiketju on tarjous → projektin avaus → tuntikirjaus → materiaalit → maksuerien laskutus.

Tarkista testin aikana, löytyykö oikea asiakas ja löytyvätkö tuotteet, toimivatko hinnastot ja kirjautuvatko tunnit oikein. Varmista myös, että kustannukset kohdistuvat oikealle projektille, lasku muodostuu oikein ja tarvittavat tiedot siirtyvät taloushallintoon. Jos koko ketju toimii ennen varsinaista käyttöönottoa, itse siirtymä on paljon helpompi.

9. Ota tilitoimisto mukaan ajoissa

Jos yrityksen taloushallintoa hoitaa tilitoimisto, kannattaa myös tilitoimisto ottaa mukaan ohjelmiston vaihtoon. Käykää yhdessä läpi, miten myyntilaskut siirtyvät kirjanpitoon, miten ostolaskut käsitellään ja miten maksutiedot siirtyvät. Selvittäkää myös, mitä integraatioita tarvitaan, mitä tietoja tilitoimisto tarvitsee ja miten ensimmäinen kuukausi uudella järjestelmällä hoidetaan.

Hyvin suunniteltu taloushallinnon integraatio vähentää manuaalista työtä ja ehkäisee tilanteita, joissa samaa tietoa joudutaan käsittelemään kahdessa eri järjestelmässä.

10. Älä yritä ottaa kaikkea käyttöön ensimmäisenä päivänä

Uuden järjestelmän ei tarvitse ratkaista kaikkia yrityksen tarpeita heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Aloita tärkeimmistä prosesseista: ensin asiakkaat ja tuotteet, sitten projektit ja työmääräimet, niille tuntikirjaukset ja materiaalit, seuraavaksi laskutus ja lopuksi muut ominaisuudet ja automaatiot.

Kun perusprosessi toimii, uusia ominaisuuksia on helpompi ottaa käyttöön. Tavoitteena ei ole oppia ohjelmistoa mahdollisimman nopeasti. Tavoitteena on saada yrityksen arki toimimaan paremmin kuin ennen.

Näin kävi käytännössä: CT-Systems vaihtoi Finago Ecomiin

Automaatioammattilainen Saga hoiti siirtymän vanhasta taloushallinnon tavasta Finago Ecomiin yksin – ilman taloushallinnon koulutusta ja samalla, kun pyöritti siirtymäajan taloushallintoa vielä vanhalla systeemillä ja teki asiakkaiden automaatioprojekteja kentällä.

”Kohtuullisen helppo suhteessa niihin kauhukuviin, mitä olin kuullut yrittäjäystäviltä. Siellä on saattanut olla pari, kolme työntekijää tekemässä usean kuukauden ajan taloushallinnon siirtoa. Se, että minä näin maallikkona pystyin tekemään siirtymän parissa kuukaudessa maaliin, kertoo mielestäni paljon siitä, miten helppoa tämä oli.”

— Saga, CT-Systems

[Lue koko CT-Systemsin tarina →]

Kuinka kauan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto kestää?

Tähän ei ole yhtä oikeaa vastausta. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton kesto riippuu esimerkiksi yrityksen koosta, käyttäjien määrästä ja siirrettävän datan määrästä, mutta myös vanhan järjestelmän rakenteesta, käyttöönotettavista ominaisuuksista, integraatioiden määrästä ja siitä, kuinka paljon toimintatapoja samalla uudistetaan.

Pienen yrityksen käyttöönotto voi olla huomattavasti yksinkertaisempi kuin suuren yrityksen, jolla on paljon käyttäjiä, projekteja ja integraatioita. Siksi ohjelmistotoimittajalta kannattaa kysyä jo ennen ostopäätöstä: mitä käyttöönotto sisältää juuri meidän yrityksellemme?

Mitä ohjelmiston vaihtaminen maksaa?

Ohjelmiston hintaa kannattaa tarkastella kokonaisuutena. Pelkkä kuukausihinta ei kerro, kuinka paljon järjestelmä lopulta maksaa tai säästää yritykselle.

Vertailussa kannattaa huomioida ohjelmiston kuukausimaksujen ja käyttäjämaksujen lisäksi käyttöönoton ja tietojen siirron kustannukset, tarvittavat integraatiot, koulutukset sekä mahdolliset lisäpalvelut.

Samalla kannattaa arvioida, kuinka paljon uusi järjestelmä voi säästää työaikaa. Jos laskutukseen, tuntikirjauksiin, materiaalien hallintaan tai tiedon siirtämiseen kuluu nykyään paljon manuaalista työtä, uuden ohjelmiston arvo ei muodostu pelkästään sen ominaisuuksista. Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä voi säästää aikaa joka päivä.

Tarkistuslista toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoon

Ennen käyttöönottoa tarkista ainakin nämä:

• Olemme määritelleet, miksi vaihdamme järjestelmää.
• Tiedämme, mitä uuden ohjelmiston pitää ratkaista.
• Olemme käyneet vanhan järjestelmän tiedot läpi ja siivonneet tarpeettoman.
• Tiedämme, mitä tietoja uuteen järjestelmään siirretään.
• Käyttöönottopäivä on sovittu ja pääkäyttäjä nimetty.
• Käyttäjät ja käyttöoikeudet on määritelty.
• Yrityksen toimintatavoista on sovittu.
• Tilitoimisto on mukana käyttöönotossa.
• Tärkeimmät prosessit on testattu.
• Henkilöstö on saanut tarvittavan koulutuksen.
• Tiedämme, mistä saamme apua käyttöönoton jälkeen.

Voisiko Finago Ecom olla yrityksesi seuraava toiminnanohjausjärjestelmä?

Jos nykyinen laskutus- tai toiminnanohjausjärjestelmä tuntuu liian monimutkaiselta, hajanaiselta tai yrityksen kasvua rajoittavalta, voi olla aika tutustua eri vaihtoehtoihin.

Finago Ecom on talotekniikka- ja rakennusalan yrityksille suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä, jolla voi hallita esimerkiksi työmaatiedot, keikkatöitä, laskutusta, työkulukirjauksia, materiaaleja, ostolaskuja ja taloushallintoa. Finago Ecomin tavoitteena on tuoda yrityksen tärkeät tiedot yhteen paikkaan ja vähentää manuaalista työtä. Kun esimerkiksi tunnit, materiaalit ja työmaiden tiedot ovat samassa järjestelmässä, niiden hyödyntäminen laskutuksessa ja työmaiden seurannassa on helpompaa.

Miltä Finago Ecomin käyttöönotto käytännössä näyttää?

Käyttöönottoon kuuluu aina asiakaskohtainen koulutus, jonka laajuus mitoitetaan yrityksen koon ja tarpeiden mukaan. Tarjolla on kaksi valmista starttipakettia, tai halutessanne voimme rakentaa yrityksellenne täysin räätälöidyn koulutuspaketin omilla koulutustuntimäärillä.

	Kevyt-startti	Perus-startti	Räätälöity
Kenelle	Yksinyrittäjä	Yritys, jolla työntekijöitä	Erityistarpeet, isot yritykset
Koulutusta	3h	6h	Sovitaan yhdessä
Sisältö	2 h pääkäyttäjä + 1 h kirjanpitäjä	Suunnitellaan tarpeiden mukaan, esimerkiksi 3,5 tuntia pääkäyttäjäkoulutusta, 1,5 tuntia tuntikirjaajakoulutusta ja 1 tunti kirjanpitäjäkoulutusta	Täysin vapaasti räätälöitävissä

Mitä koulutuksissa käydään läpi?

Pääkäyttäjäkoulutuksessa käydään läpi järjestelmän perusasetukset ja toimintalogiikka, käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta sekä asiakas- ja tuoterekisterin ylläpito. Koulutuksessa opetellaan myös projektien ja työmaiden perustaminen, tarjouslaskenta ja laskutusprosessi alusta loppuun sekä järjestelmän raportointi ja seuranta. Tavoitteena on, että pääkäyttäjä pystyy koulutuksen jälkeen toimimaan itsenäisesti ja tukemaan jatkossa myös muita käyttäjiä.

Tuntikirjaajakoulutus keskittyy arjen käytännön tilanteisiin: miten oma työmaa tai projekti löydetään ja valitaan, miten työtunnit ja materiaalit kirjataan oikein, ja miten kirjaukset etenevät hyväksyntään. Koulutuksessa huomioidaan myös mobiilikäyttö kentällä, jotta kirjaaminen onnistuu sujuvasti työmaalla.

Kirjanpitäjäkoulutuksessa käydään läpi, miten myynti- ja ostolaskut siirtyvät Ecomista taloushallintoon, mitä integraatioita käytetään ja miten maksutiedot ja täsmäytykset hoidetaan. Koulutuksessa käydään läpi myös kuukausittaiset rutiinit, joita kirjanpitäjän kannattaa seurata, jotta taloushallinnon prosessi pysyy sujuvana myös jatkossa.

Kaikki koulutukset pitävät Finagon omat tuotekonsultit, jotka ottavat koulutusta suunnitellessaan ja pitäessään aina huomioon yrityksenne toiveet ja jo olemassa olevat toimintatavat. Koulutukset järjestetään pääosin etänä, mutta asiakkaan toiveesta tuotekonsulttimme voivat tulla myös paikan päälle asiakkaan tiloihin.

Ohjelmiston vaihto ei ole vain uuden järjestelmän käyttöönotto

Parhaimmillaan toiminnanohjausjärjestelmän vaihto on mahdollisuus pysähtyä hetkeksi yrityksen arjen äärelle ja kysyä: voisimmeko tehdä tämän helpommin?

Kun oikea järjestelmä yhdistyy selkeisiin toimintatapoihin ja hyvin suunniteltuun käyttöönottoon, ohjelmiston vaihtaminen voi vähentää manuaalista työtä, parantaa tiedonkulkua ja antaa yritykselle paremmat työkalut projektien ja liiketoiminnan johtamiseen.

Uuden ohjelmiston ei pitäisi lisätä työtä. Sen pitäisi tehdä työn tekemisestä helpompaa.

Usein kysyttyä toiminnanohjausjärjestelmän vaihdosta