Ostolaskujen käsittelystä helppoa ja turvallista
09.03.2020
Ostolaskujen sujuva käsittely helpottaa yrittäjän jokapäiväistä toimintaa. Ecom tekee laskujen hyväksymisestä ja maksamisesta vaivatonta. Samalla ohjelmistossa hoituvat laskujen tiliöinnit
Ostolaskujen nouto Ecomissa on helppoa, sillä yrityksen ostoreskontran sähköistäminen alkaa jo ohjelmistoa käyttöönotettaessa. Erillisen skannauspalvelun avulla kaikki laskut on mahdollista saada Ecomiin sähköisenä. Ohjelmistossa laskujen nouto tapahtuu Sähköinen lasku -painikkeella. Tätä ennen haku tulee rajata noutamattomiin laskuihin. Ohjelmisto myös kertoo noutamattomista laskuista ja sen, keneltä laskuja on palveluun tullut. Laskun noutamisen jälkeen ostoreskontra avataan Ostolaskut-painikkeella. Ostoreskontrasta näkee, ovatko noudetut laskut tulleet reskontraan. Ohjelmisto herjaa, jos sama lasku on tullut jo aiemmin ja huolehtii, ettei tuplamaksuja pääse syntymään.
OHJELMISTO TALLENTAA KOKO OSTOLASKUN TAPAHTUMAKETJUN
Kun lasku on noudettu, ilmestyy siitä kuva Dokumentit-välilehdelle. Nyt lasku on valmis käsiteltäväksi ja sen voi tiliöidä, laittaa kiertoon tarkistusta varten, kohdistaa projekteille ja lopuksi hyväksyä maksuun. Lasku ei siis automaattisesti mene maksuun, vaan se on vähintään ostoreskontraan noudettaessa käytävä läpi ja todettava maksukelpoiseksi. Kun lasku on tarkastettu ja kunnossa, yrittäjä voi laittaa sen maksuun. Epäselviä laskuja ei Ecomissa voi maksaa vahingossa, sillä ohjelmisto ei päästä valitsemaan maksukiellossa olevia tai hylättyjä laskuja. Maksettavaksi valittu lasku kuittaantuu Ecomissa automaattisesti maksetuksi. Suorituksen päivämäärä ja maksutili näkyvät ostolaskun Maksut-välilehdellä. Näin ostolaskun koko tapahtumaketju on yhdessä paikassa kuvaa myöten. Jos laskuun haluaa palata, sen löytää kätevästi ohjelmistosta.
ULKOISTA YRITYKSESI RESKONTRA?
Ecomissa on mahdollistaa asettaa tietylle toimittajalle oletustiliöinti, joka nousee aina suoraan noudettavalle ostolaskulle. Tämä helpottaa tiliöintiä, mutta lasku kannattaa siitä huolimatta aina tarkastaa. Ostolaskun saa kohdistumaan myös suoraan projektille, kun tilausvaiheessa kertoo projektin numeron toimittajalle. Yrityksen reskontran voi myös ulkoistaa tilitoimistolle. Esimerkiksi Ecom Tilit Oy hoitaa usean asiakkaansa ostoreskontran noutamalla ja tiliöimällä laskut valmiiksi ennen laskun asiasisällön tarkastamista.
Kysy lisää, miten ulkoistettu ostolaskujen käsittely voisi auttaa sinun yritystäsi. Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella.