Ecomin tuoma läpinäkyvyys vähentää raportointia ja palaveeraamista

Toimitusjohtaja Vesa Virkillä oli jo yrittäjäksi lähtiessään haluja kasvattaa liiketoimintaa isommaksi kuin työllistääkseen vain itsensä.

– Täytyy olla toiminnanohjausjärjestelmä, joka ohjaa tekemistä. Se ei voi perustua ruutupaperivihkoon ja laskimeen. Lähdin kartoittamaan, mikä järjestelmä sopisi minulle nyt, mikä järjestelmä mahdollisesti sopii huomenna ja mikä järjestelmä sopii tulevaisuudessa. Ecom niin sanotusti vei sitten voiton isossa kuvassa.

Millaisia ominaisuuksia kasvua tavoitteleva, aloittava yrittäjä sitten arvosti toiminnanohjausjärjestelmässä?

– Projekteja täytyy pystyä tulevaisuudessa hoitamaan, hallinnoimaan ja ennustamaan ja laskuja pitää voida kohdentaa litteratasoille. Tämä määritti sen, oliko järjestelmä sellainen, joka pystyy siihen, kun mennään yksi steppi eteenpäin kasvussa. Mielestäni ainoa tapa hallita projektia on ymmärtää projektien pienien nyanssien kustannusvaikutus. Se on ainoa tapa onnistua ja päästä maaliin. Koska meillä on päälliköitä, jotka vastaavat projekteista, minun tulee tarjota heille työkalut, joilla tehdä sitä työtä.

Täytyy olla toiminnanohjausjärjestelmä, joka ohjaa tekemistä. Se ei voi perustua ruutupaperivihkoon ja laskimeen.

Vesa Virkki

Projektien hallinta kasvun keskiössä

Isoissa projekteissa käytetään isoja määriä yksikköhinnaltaan pieniä tarvikkeita ja materiaaleja. Kalliiden yllätysten välttämiseksi ajoissa tarvitaan ajantasainen näkymä siihen, että pienimmänkin artikkelin todellinen hankintahinta ja menekki vastaavat tarjousvaiheessa budjetoitua. Pienillä piilokuluilla on taipumus kertaantua.

– Meillä voi olla kymmenen projektia ja piilokulut korostuvat sitten kymmenessä projektissa. Yhtäkkiä vuositasolla puhutaankin kymmenien tuhansien täysin odottamattomasta ja hallitsemattomasta negatiivisesta kustannuksesta, joka näkyy yrityksen tuloksessa.

Tiukasti kilpailutettujen ja budjetoitujen hankkeiden katteen suojelemisessa Ecom on Vesa Virkille tärkeä työkalu.

– Jos me saamme muutama kymmenen tuhatta tulosta miljoonaprojektista ja jos siinä hukataan 10 000 euroa vääriin muttereihin, jokainen ymmärtää katteen suojelemisen tärkeyden.

Yli kymmenen vuotta sitten tehty arvio Ecomin skaalautuvuudesta liiketoiminnan mukana näyttää osuneen oikeaan.

– Isoimmat hankkeemme ovat noin 5–10 miljoonan hankkeita. Meillä ei ole ollut mitään ongelmaa pärjätä niissä Ecomin kanssa.

Ecomin tuoma, tositietoon perustuva läpinäkyvyys liiketoimintaan vähentää myös raportointia ja palaveeraamista.

– Pystyn taustalta seuraamaan, miltä projektit näyttävät ilman että täytyisi joka viikko pyytää päälliköltä raporttia. Tämä on yleistä varsinkin isoissa yrityksissä, jossa pyydetään raportteja ja pidetään pitkiä kokouksia, jotta saadaan tietää jokin luku tai tilannekatsaus. On tärkeää, että pystyn itse seuraamaan projekteja ja jos näen siellä jonkin epäkohdan, otetaan sitten se palaveri vasta.

Kun ohjelmisto kehittyy, ala kehittyy

Vesa Virkki on ollut Ecomin kanssa tiiviissä yhteistyössä kehittämässä järjestelmän ominaisuuksia esimerkiksi projektinhallinnan tarpeita palvelevaksi.

– Olemme käyneet ihan aitoa keskustelua Ecomin kanssa puolin ja toisin, että mikä on meidän näkemyksemme, ja me kerromme tarpeitamme. Jos pystyn antamaan yhdenkin kehitysidean järjestelmään, se kehittää meidän alaamme, enkä ole siitä mustasukkainen että meidän kilpailijamme saisi sen tiedon. Vaan olen siitä aidosti onnellinen, koska isossa kuvassa jos meidän alamme kehittyy, me yritykset voimme hyvin.

Yrittäjä Virkki tunnustaa tehneensä suuren virheen Ecomin käyttöönoton yhteydessä.

– En ottanut Ecomilta koulutusta tähän järjestelmään ollenkaan, mikä tuntuu nyt absurdilta, miksi olen tähän valintaan silloin päätynyt? Tilasin järjestelmän ja opettelin sen itse.

Toisaalta: järjestelmän opettelu kantapään kautta oli opettavaista.

– Sitä kautta sain myös varmistuksen siitä, mitä järjestelmä tekee ja mihin se pystyy. Se vahvisti päätöstäni, että tällä järjestelmällä menen eteenpäin. Osaan aika hyvin Ecomin käyttämisen johtuen varmaan siitä, että olen sen vähän hölmöllä tavalla opetellut.

VIREL YHTIÖT on Uudellamaalla toimiva talotekniikka-alan asiantuntijayritys. Yritykseltä saa kaikki talotekniikkapalvelut suunnittelusta asennuksiin, konsultoinnista ylläpitoon. Virel Yhtiöt muodostuvat Sähkö-Virel Oy ja LVI-Virel Oy:sta. Virel Yhtiöissä työskentelee kymmeniä talotekniikka-alan ammattilaisia sähkö-, lvi- ja kylmäasentajista sekä työnjohtajista, projektipäällikköihin, suunnittelijoihin ja toimistotyöntekijöihin.

Etsitkö samanlaista ratkaisua? Ota yhteyttä!