Hyödynnä rauhalliset vapaapäivät – päivitä tuoterekisteri ja alennusluettelot

Joulun pyhät kannattaa pyhittää rentoutumiselle ja läheisille. Jos pitkästyminen pääsee kuitenkin välipäivinä yllättämään, voi ajan käyttää hyödyksi ja siivota tuoterekistereitä Ecomin taloushallinnon ohjelmistossa. Myös tukkujen uudet alennusluettelot kannattaa päivittää ohjelmistoon.  

Rauhalliset välipäivät voi hyödyntää esimerkiksi oman tuoterekisterin siivoamiseen. Tuoterekisteristä on hyvä poistaa vuosittain tuotteita, joita tukku ei ole vuoden aikana päivittänyt. Tukut korvaavat ja poistavat tuotteita listoiltaan usein, ja nämä kannattaa siivota aika ajoin pois myös omasta tuoterekisteristä. Poistuneet tuotteet on helppo huomata listoilta, sillä Ecomin ohjelmistossa tuotteen kohdalla näkyy päivämäärä, jolloin tukku on viimeksi päivittänyt tuotetta.

Ecom pitää huolen, ettei tuoterekisteristä pääse lopullisesti poistumaan tuotteita, joita tukut vielä toimittavat. Mikäli tuoterekisterin siivouksessa poistuu väärä tuote, palautuu se rekisteriin, kun uudet tuotetiedot päivitetään.

Tuotteiden lisääminen tuoterekisteriin käy helposti

Ecomin taloushallinnon ohjelmassa uusia tuotteita on helppo lisätä tuoterekisteriin. Hinnastopalvelusta voi ladata siellä olevien tukkujen tuote- ja hintatiedostot. Tiedostojen mukana tulevat aina kaikki tukun tarjoamat tuotteet tuotealoittain, ja ohjelmassa on mahdollista asettaa tukku- ja tuotekohtaisia hälytyksiä. Ohjelma ilmoittaa, jos palveluun on tullut uusia hinnastoja.

Ecomiin voi kätevästi lisätä myös muiden toimittajien hinnastoja määrämuotoisina Excel-tiedostoina tai ovt-tiedostoina. Yksittäisiä tuotteita voi lisätä tuoterekisteriin myös suoraan esimerkiksi läheteriveiltä tai ostolaskuilta.

Muista päivittää alennusluettelot

Välipäivinä on hyvä hetki päivittää myös alennusluettelot. Tukut toimittavat uudet alennusluettelot asiakkailleen pyydettäessä, joten ne voi pyytää jo ennen joululomille siirtymistä.

Kun hinnastot päivitetään säännöllisesti ja ohjelmistossa on ajantasaiset alennusluettelot kaikilta käytössä olevilta tukuilta, ohjelma osaa näyttää kullekin tuotteelle laskennallisen ostohinnan. Samalla varmistuu, että myyntihinta perustuu oikeaan nettohintaan ja että myyntikatteet ovat kohdallaan.

Joskus tukut lähettävät alennustaulukoiden mukana myös nettohinnaston, jossa osalle tuotteista on kiinteät nettohinnat. Mikäli tällaisia hinnastoja on tuotu ohjelmaan, ne kannattaa poistaa viimeistään, kun tukulta tulee uusi nettohinnasto. Poisto on helppo tehdä samalla, kun tukun uusimmat hinnastot päivitetään.

Aloita vuosi puhtaalta pöydältä

Vuoden loppupuolella on hyvä siivota ohjelmisto kaikesta vanhasta ja turhasta. Myös yrityksen kirjanpitäjän kanssa kannattaa keskustella ennen tilinpäätöskuukautta ja käydä läpi myynti- ja ostoreskontrassa mahdollisesti olevia vanhoja laskuja. Samalla kirjanpidon kanssa tulee päivitettyä keskeneräisten töiden tilanne. Mikäli yrityksen tilikausi päättyy vuodenvaihteessa ja yrityksellä on tuotteita varastossa, kannattaa varasto inventoida ennen vuodenvaihdetta. Näin tilinpäätökseen saa helposti varaston arvon.

Jouluna on kuitenkin ensisijaisen tärkeää muistaa myös levätä ja ladata akkuja. Pidä siis tuoterekisterien siivouksen lisäksi huolta, että voit rauhoittua nauttimaan joulun tunnelmasta.

Me Ecomilla toivotamme hyvää joulua ja onnellista uutta vuotta!