Miten toimia, kun asiakas soittaa ja tilaa keikkatyön? – Neljä vinkkiä

Keikkatyö tarkoittaa talotekniikka-alalla asiakkaan tiloissa tehtävää työtä. Keikkatyöt laskutetaan tehtyjen työtuntien mukaan niin, että laskulle on eritelty työn osuus ja käytetyt tarvikkeet hintoineen. Keikkatyö voi olla lyhyt, kertaluonteinen työtehtävä tai yhtä hyvin toistuva työ asiakkaan tiloissa. Sen sijaan urakkatyöt, joissa työt ja tarvikkeet on koottu kiinteähintaiseksi työksi ja etukäteen sovituksi summaksi, eivät ole keikkatyötä.

Ilman tehokkaita työvälineitä keikkatöiden laskutus voi olla haastavaa. Keikkojen hyvään hallintaan kuuluu väistämättä se, että jonkun tulee kerätä keikan työt ja tarvikkeet yhteen laskutusta varten. Keikkatyöhön suunniteltu ohjelmisto tekee tämän puolestasi, jolloin lasku syntyy keikkaan käytetyistä työtunneista ja tarvikkeista.

Keikkatöiden hallintaan kannattaa luoda toistuvat rutiinit, jotta kaikki tulee tehtyä ja laskutus onnistuu:

• tilauksen vastaanotto
• tarvikehankinnat
• töiden aloitus
• keikkatöiden tekeminen
• laskutus.

Jokaiseen vaiheeseen on hyvä nimetä vastuuhenkilö ja tekijä(t). Rutiinien merkitys korostuu, ja niiden toimivuus tulee testattua ennen kaikkea kiireisinä aikoina. Kun kiireinenkin aika sujuu hyvin ja keikat hoituvat alusta laskutukseen saakka, prosessi on toimiva. Epäonnistumisesta puolestaan kannattaa ottaa opiksi ja jatkaa kehitystyötä.

1. Huomioi laskutus keikkatyön joka vaiheessa

Talotekniikka-alan yrityksissä on paljon asioita, jotka kannattaa tehdä mahdollisimman nopeasta alta pois. Sen sijaan monin paikoin on aiheellista pysähtyä hetkeksi ja huolehtia, että asia tulee hoidettua kuntoon kerralla. Tämä säästää myöhemmin monelta harmilta. Laskuttamisen toimivuus on näistä asioista ykkönen. Keikkatöiden jokaista vaihetta kannattaa punnita nimenomaan laskutuksen sujuvuuden näkökulmasta.

Tavallisin tapa tehdä tilaus on asiakkaan puhelinsoitto yritykseen. Kannattaa muistaa, että ollaan jo hyvin pitkällä, kun asiakas oma-aloitteisen aktiivisesti lähestyy yritystä puhelimitse. Tässä on myös tärkeä paikka luottamuksellisen suhteen synnyttämiseen. Ja kun tilausten vastaanotto ja asiakaspalvelu puhelimessa sujuvat, myös laskutus helpottuu. Laskutusprosessihan on alkanut jo silloin, kun asiakas soittaa ja tilaa työn.

2. Työtä vastaan otettaessa kannattaa kirjata kaikki oleellinen heti huolellisesti ylös

Tähän kategoriaan kuuluu myös asiakkaan laskutusosoite. Yhtä lailla yrityksen aikaa ja rahaa säästyy, kun sovitut työt ja niihin tarvittavat tarvikkeet on kirjattu tarkkaan ylös. Muutoin paikalle työtä suorittamaan menevä asentaja joutuu pahimmassa tapauksessa palaamaan takaisin keikkapaikalta tarvikkeita hakemaan. Aikaa kuluu, ja aika on rahaa.

Mitä tarkemmin kaikki sovittu on kirjattu etukäteen ylös, sen kannattavampaa hommasta tulee. Hyvä vinkki on vielä kysyä asiakkaalta työtä vastaanotettaessa, onko asiakkaalla lisäksi muuta työtä, jonka voisi hoitaa samalla kertaa. Tiedot kannattaa kirjata ylös alan ohjelmistoon, jolla töiden ja talouden hallintaa hoidetaan muutenkin. Näin ei ole vaaraa, että lappusille ylös rustatut yksityiskohdat pääsisivät hukkumaan. Sen sijaan kaikki tarpeellinen tieto kulkee asentajien mukana työmaalle ja on käytettävissä kaikissa työvaiheissa. 

3. Kun työstä saadaan muodostettua tilauksen perusteella selkeä kuva, aloitetaan aikataulutus

Liikaa ei kannata luvata, välillä täytyy uskaltaa sanoa myös ei, jos aikataulusuunnitelma alkaa näyttää epärealistiselta. Aktiivinen töiden kalenterointi ja realistisuus mukana säästävät hankaluuksilta. Älä täytä kalenteria yli. Alakohtaisen ohjelmiston kalenteritoiminto on hyvä vaihtoehto, jos ei halua kirjata samoja tietoja useaan eri paikkaan. Esimerkiksi Ecom Jetin kalenterissa on automaattisesti näkyvissä kaikki ohjelmistossa hallittavat työt. Jos hyvästä suunnittelusta huolimatta aikataulu ei pidä, kuten välillä käy, asiakkaalle aikataulun venymisestä kannattaa ilmoittaa mahdollisimman etukäteen.

4. Asiakkaalle kannattaa kertoa hinnoittelusta etukäteen selkeästi ja läpinäkyvästi

Voit kertoa esimerkiksi, että hinnan perusteena on tuntiveloitus plus tarvikkeet hinnaston mukaan. Välilaskuttaminen on erinomainen tapa pidemmissä keikoissa.

Yhteenvetona voi todeta, että tilauksen vastaanottovaihe on sujunut hyvin silloin, kun molemmat osapuolet ovat selvillä siitä, mitä milloinkin tapahtuu, kuka tekee ja mitä. Kun vielä molemmilla on hyvä mieli laskutuksen jälkeenkin, kaikki on sujunut juuri kuten pitääkin.