Näin projektinhallinta integroidaan laskutukseen ja kirjanpitoon rakennusalalla

Kun integroit rakennusalan projektinhallinnan laskutuksen ja kirjanpidon kanssa, tieto kulkee rajapinnan kautta. Kirjaat työajat, materiaalit ja ostot projektille, muodostat laskut projektin tiedoista, ja kirjanpitoaineisto siirtyy automaattisesti kirjanpito-ohjelmaan. Integraation toimivuus ratkeaa yhdellä asialla: jokainen kirjaus kohdistuu samaan projektinumeroon.

Käymme läpi, miten voit yhdistää järjestelmät, miten tieto kulkee työmaalta kirjanpitoon, mitä rakennusalan erityispiirteitä integraation on hallittava ja miten käyttöönotto onnistuu.

Miksi laskutus, projektinhallinta ja kirjanpito kannattaa integroida

Kun järjestelmät eivät keskustele keskenään, niiden välisenä rajapintana toimii ihminen. Asentaja kirjaa tunnit yhteen paikkaan, toimisto siirtää ne laskulle ja joku toimittaa aineiston vielä tilitoimistolle. Jokainen siirto syö aikaa, ja jokaisessa voi sattua virhe.

Rakennusalalla huomaat tämän kolmessa kohdassa:

• Laskuttamatta jäävä työ. Muistilapulle kirjattu lisätunti tai työmaalle haettu tarvike ei aina päädy laskulle asti.
• Sama työ kahteen kertaan. Kirjoitat samat rivit uudelleen laskutukseen ja täsmäytät ne kirjanpidon kanssa.
• Kannattavuus selviää liian myöhään. Kun kustannukset ja tuotot ovat eri järjestelmissä, näet urakan katteen usein vasta jälkikäteen.

Toimiva integraatio nopeuttaa tiedon liikkumista järjestelmien välillä, eikä virheitä pääse syntymään. Kirjaat tiedon kerran, ja automaatio hoitaa loput.

Kolme tapaa yhdistää projektit ja laskutus kirjanpitoon

Voit yhdistää järjestelmät kolmella tavalla. Ne eroavat siinä, kuinka paljon joudut tekemään itse.

1. Oma rajapintaintegraatio. Yhdistät toiminnanohjausjärjestelmän ja kirjanpito-ohjelman rajapinnan (API) kautta. Tapa sopii, jos käytössäsi on jo ohjelmistot, joille ei ole valmista liittymää. Rakentaminen ja ylläpito vaativat kuitenkin teknistä osaamista.
2. Valmis integraatio. Toiminnanohjausjärjestelmässä on valmis liittymä yleisimpiin kirjanpito-ohjelmiin, ja otat sen käyttöön asetuksista. Finago Ecomissa on valmiit integraatiot esimerkiksi Procountoriin ja Netvisoriin. Kirjanpitoaineisto siirtyy niiden kautta ilman erillistä siirtotiedostoa.
3. Kokonaisratkaisu. Saat toiminnanohjauksen, laskutuksen ja kirjanpidon yhtenä pakettina, jossa integraatio on valmiina. Esimerkiksi Talous-ratkaisussa saat Ecomin ja Procountorin yhdellä laskulla, emmekä veloita niiden välisestä rajapinnasta erikseen.

Pienelle tai keskisuurelle urakoitsijalle valmis integraatio tai kokonaisratkaisu on yleensä nopein tie. Tietokentät, tilit ja verotiedot ovat valmiiksi yhteensopivia, joten pääset liikkeelle nopeasti.

Näin tieto kulkee työmaalta laskulle ja kirjanpitoon

Kun järjestelmät keskustelevat keskenään, tallennat tiedon vain kerran, esimerkiksi jo työmaalla. Sieltä se kulkee eteenpäin laskutukseen ja kirjanpitoon.

Kun käytät Ecomia ja Procountoria, urakan tiedot liikkuvat näin ohjelmistojen välillä:

1. Perustat urakalle projektin. Määrittelet projektille asiakkaan, työmaan, projektinumeron ja laskutustiedot. Projektinumero yhdistää kaikki myöhemmät kirjaukset oikeaan urakkaan.
2. Kohdistat työajat, materiaalit ja kulut projektille. Työntekijäsi kirjaavat tunnit, kulut ja materiaalit projektille vaikka suoraan työmaalta mobiilisti. Työajanseurantaan tallennetut tiedot siirtyvät työkulukirjauksiksi.
3. Muodostat laskun projektin tiedoista. Kertyneet työt ja materiaalit odottavat valmiina laskulla. Urakka voi koostua kiinteistä maksueristä, erikseen laskutettavista töistä tai näiden yhdistelmästä.
4. Laskut ja ostot siirtyvät kirjanpitoon. Maksuton rajapinta vie jokaisen laskun Procountoriin omana tositteenaan kuvineen ja riveineen. Kirjanpitäjäsi näkee tiedot jo kesken tilikauden, eikä hänen tarvitse odottaa kauden päättämistä.
5. Seuraat kannattavuutta. Näet urakan kulut, tuotot ja katteen Ecomissa, ja Procountorissa käytössäsi ovat projektikohtaiset kirjanpitoraportit.

Työaikakirjauksista muodostuu lisäksi palkka-aineisto. Samat tunnit päätyvät siis sekä laskulle että palkanlaskentaan, eikä sinun tarvitse kirjata niitä uudelleen. Lue lisää mobiilista tuntikirjauksesta rakennusalalla.

Ostolaskut näkyvät projektilla heti hyväksynnän jälkeen

Näet projektin todelliset kustannukset vain, jos ostolaskut kohdistuvat projektille ajoissa. Monessa ratkaisussa ostolaskut tulevat ensin kirjanpito-ohjelmaan, ja ne kohdistetaan projektille vasta jälkikäteen. Silloin tarvike-, konevuokra- ja aliurakkalaskut näkyvät projektilla viiveellä.

Ecomissa noudat sähköiset ostolaskut suoraan laskutusoperaattorilta toiminnanohjaukseen. Hyväksyjä, esimerkiksi työnjohtajasi, kohdistaa laskun rivit oikealle projektille tai työmääräimelle hyväksynnän yhteydessä. Edelleen laskutettavat rivit voit tuoda suoraan myyntilaskulle, ja ostojen kirjanpitoaineisto siirtyy kirjanpitoon samaa rajapintaa pitkin kuin myyntilaskut.

Lopputulos: näet kustannuksen projektilla heti, kun lasku on hyväksytty, etkä vasta kirjanpitäjän käsittelyn jälkeen.

Rakennusalan erityispiirteet, jotka integraation on hallittava

Yleinen laskutusohjelma ei välttämättä tunne rakennusalan säännöksiä. Kun valitset ohjelmaa, varmista ainakin nämä kolme asiaa:

• Rakentamispalvelujen käännetty arvonlisävero. Kun myyt rakentamispalvelua toiselle rakentamispalveluja myyvälle yritykselle, ostaja tilittää arvonlisäveron. Integraation on siirrettävä oikeat verotiedot kirjanpitoon, jotta ALV menee veroilmoituksille oikein.
• Rakentamisen tiedonantovelvollisuus. Ilmoitat urakka- ja työntekijätiedot Verohallinnolle. Kun tiedot ovat valmiiksi projekteilla, voit tehdä ilmoitukset suoraan toiminnanohjauksesta. Lue lisää: Rakentamisen tiedonantovelvollisuus suoraan Finago Ecomista.
• Pitkien urakoiden tuloutus. Pitkäkestoisissa urakoissa voit kirjata tulot ja kulut projektin edetessä. Tämä onnistuu luotettavasti vain, jos projektin kustannukset ja laskutus ovat ajan tasalla. Lue lisää: Osatuloutus kirjanpidossa.

Viisi vaihetta integraation käyttöönottoon

1. Päätä, missä mikäkin tieto syntyy. Perusta asiakkaat, projektit, työajat ja laskut toiminnanohjaukseen, ja hoida virallinen kirjanpito, tilinpäätös ja viranomaisilmoitukset kirjanpito-ohjelmassa. Kun kullakin tiedolla on yksi lähde, et ylläpidä samaa asiaa kahdessa paikassa.
2. Yhtenäistä projektinumerot ja tilit. Sovi kirjanpitäjäsi kanssa, miten projektit, kustannuspaikat ja kirjanpitotilit vastaavat toisiaan. Näin projektikohtaiset kirjanpitoraportit näyttävät saman kuvan kuin toiminnanohjaus.
3. Ota integraatio käyttöön ja määritä tilit. Valmiissa integraatiossa avaat yhteyden asetuksista ja kohdistat myynnin ja ostojen kirjanpitotilit sekä verotiedot kirjanpito-ohjelman tileihin. Katso ohjeet: Kirjanpitointegraatioiden käyttöönotto.
4. Testaa yhdellä urakalla. Kirjaa testiprojektille tunti, ostolasku ja myyntilasku ja tarkista, että ne näkyvät oikein sekä projektiseurannassa että kirjanpidossa.
5. Kouluta työmaa ja toimisto. Integraatio toimii vain, jos kirjaukset osuvat oikealle projektille. Näytä asentajille ja työnjohdolle, miten heidän kirjauksensa näkyvät laskulla ja yrityksesi tuloksessa.

Lisää vinkkejä käyttöönottoon saat artikkelista Ohjelmiston käyttöönotto hoituu tehokkaasti asiantuntijan vinkeillä.

Usein kysyttyä laskutuksen ja kirjanpidon integroinnista rakennusalalla

Kirjaa työmaan tieto vain kerran

Kun laskutus, projektinhallinta ja kirjanpito toimivat yhdessä, kirjaat työmaan tiedon vain kerran. Laskut lähtevät nopeammin, kirjanpitäjäsi saa aineiston automaattisesti ja näet urakan kannattavuuden ajoissa.